In der Septemberausgabe des Deutschen Ingenieurblatts erschien ein ausführlicher Bericht über die Strategieentwicklung und -umsetzung eines mittelständischen Ingenieurbüros. Dieses Beispiel schilderte den Umgang mit einem Strategie- bzw. Change-Management-Prozess. Das Büro mit 80 Mitarbeitern hat sich mit Unterstützung einer Unternehmensberatung 2017 auf den Weg gemacht, die bestehende Strategie bzw. den Management-Prozess den aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnissen anzupassen und das Unternehmen mittel- und langfristig neu auszurichten. Daneben beschäftigten sich die Beteiligten auch mit der Definition gemeinsamer Werte und Ziele. Als Ausdruck dieses Werteverständnisses entstanden Leitsätze für ein Unternehmensleitbild, in denen die Grundwerte, die Prinzipien, die Philosophie und das Selbstverständnis des Unternehmens nunmehr schriftlich formuliert sind.
Während der Strategiearbeit, die sich über einen Zeitraum von 12 Monaten erstreckte, stellte sich schnell heraus, dass auch Themen wie Werte, Arbeits-, Lebens- und Unternehmenskultur genauer zu betrachten sind. Sie sind die Grundlage für ein vertrauensvolles, langfristiges, kooperatives und faires Miteinander im Team ebenso wie für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Gleichzeitig sind sie als Ausgangspunkt für alle anstehenden unternehmerischen Veränderungen zu verstehen.
Als wirksames Instrument, das die Werte- und Unternehmenskultur langfristig, klar und verbindlich – nach innen, aber auch nach außen – definiert, empfiehlt sich erfahrungsgemäß ein Unternehmensleitbild. Ein solches Leitbild zu entwickeln, war daher die ergänzende Aufgabe innerhalb des Strategieprozesses. Wozu dient ein Leitbild? Mit Hilfe eines Unternehmensleitbilds bzw. klar formulierter Leitsätze kann eine gemeinsame Identität entwickelt werden, in der alle im Unternehmen vorhandenen und handlungsleitenden Arbeits- und Lebenskulturen auf ein gemeinsames Ziel hin ausgerichtet werden.
In den Leitsätzen wurde im Lauf des Entwicklungsprozesses festgelegt, was genau das Denken und Handeln des Unternehmens bestimmt. Im „Innenverhältnis“ drücken sie u. a. die Identifikation mit dem Unternehmen aus, bestätigen ein solides Wir-Gefühl und definieren das gemeinsame Handeln nach vereinbarten Werten und Spielregeln. Im „Außenverhältnis“ sollen sie aufzeigen, wofür das Unternehmen steht: für Kompetenz, Glaubwürdigkeit, Berechenbarkeit, Kundennähe, Fairness etc..
Ein gutes Stück Arbeit
Die Erarbeitung der jetzt gültigen Leitsätze war ein gutes Stück Arbeit. Allen Beteiligten der Konstruktionsgruppe Bauen AG war klar, dass sie nur dann Kraft entfalten können, wenn sie auch von allen Mitarbeitern dauerhaft akzeptiert und getragen werden. Deshalb waren alle Mitarbeiter eingeladen, sich an der Leitbildentwicklung zu beteiligen. In verschiedenen Workshops setzten sie sich aktiv mit den aktuellen und auch zukünftigen Werten des Unternehmens auseinander. Es gab verschiedene Treffen, bei denen manchmal nur Vertreter der einzelnen Bereiche, zum Teil aber auch die ganze Belegschaft eingeladen war.
Bei einem zweitägigen Abschluss-Workshop im Dezember 2018, an dem fast die Hälfte der Belegschaft teilnahm, wurden verschiedene Aspekte der aktuellen Kultur bestimmt und erforscht. Die Moderation übernahm der prozessbegleitende Berater der Beratungsgesellschaft Kunigham Beratung, damit sich die Vorstände ebenfalls mit ganzer Aufmerksamkeit den Diskussionspunkten, Anregungen und Wünschen widmen und auch ihre Sichtweisen darlegen konnten. Gemeinsam definiert wurden u. a. die leitenden Werte im Alltag.
Die Hauptaufgabe bestand in der gemeinsamen Bestimmung von Themenfeldern, die in der Zukunft betont werden sollen. Wichtig bei diesem Prozess war es, die Erfahrungen, Bedürfnisse und Erwartungen des Einzelnen bestmöglich zu berücksichtigen. Nach der gemeinsamen Einigung auf sieben Themenfelder wurden diese dann in die Leitsätze/Kernaussagen „zerlegt“ und mit Leben bzw. konkreten Inhalten gefüllt. Dabei war es besonders wichtig, dass diese Leitsätze allgemein formuliert sind, damit sie auf alle Unternehmensbereiche zutreffen können. Hier wurde zum Teil akribisch an Formulierungen gefeilt und immer wieder neu diskutiert, bis letztlich für jeden einzelnen Leitsatz eine stimmige Beschreibung gefunden war. Im nächsten Schritt wurde in einer kleinen Arbeitsgruppe aus den Leitsätzen die Präambel „herausformuliert“ und dann noch ein übergeordneter Slogan für die Arbeit der Konstruktionsgruppe Bauen entwickelt. Nochmals zwei spannende Aufgaben. Die Leitsätze, die Präambel und der Slogan sollen ab jetzt die Unternehmenskultur beschreiben und prägen.
Die Präambel lautet: Beim Bau und Erhalt von Infrastruktur in Form von Gebäuden, Straßen und Brücken übernehmen wir als unabhängiges Ingenieurbüro seit über 40 Jahren Verantwortung für die Gesellschaft. Durch kompetente Beratung, Planung und Prüfung erschaffen wir Neues und bewahren Bestehendes für morgen und übermorgen. Im Zentrum unseres Handelns stehen unsere Mitarbeiter, Kunden und die Nutzer der Bauwerke. Unsere qualitativ hochwertigen Lösungen stehen für Funktionalität, Ästhetik, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit. So leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Baukultur und zur Gestaltung unseres Lebensraums. Mit dem Slogan „Partner im Projekt“ ist jetzt die Leitidee bzw. das Unternehmensziel definiert.
Während der diesjährigen Mitarbeiterversammlung am 19. Februar 2019 wurden die Ergebnisse der gesamten Leitbildentwicklung vorgestellt und nochmals diskutiert. Dabei äußerte die Belegschaft den Wunsch, die sieben Leitsätze zunächst nicht als „Marketinginstrument“ zu nutzen. Vielmehr baten die Mitarbeiter darum, die Leitsätze einer zwölfmonatigen, internen „Belastungsprobe“ auszusetzen, sie in der täglichen Arbeit mit Leben zu füllen und ihre Ernsthaftigkeit zu spüren. „Auch uns ist es wichtig, dass diese Leitsätze auf ihre Umsetzbarkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Deshalb sind wir sehr damit einverstanden, das Leitbild erst einmal nach innen zu leben. Wir wollen in Leitbild, das unsere Unternehmenskultur beschreibt, mit dem wir uns klar positionieren und an dem wir uns alle – immer – orientieren können. Wir wollen eine Kultur und Arbeitsatmosphäre bieten, in der man sich wohlfühlt, geschätzt wird und gerne produktiv arbeitet. Und das ist kein Lippenbekenntnis! Auch für den Umgang mit Kunden, Partnern und Baufirmen haben wir Leitsätze definiert. Wir haben eine klare Erwartungshaltung, die von einem auf Gegenseitigkeit beruhenden fairen, respektvollen, menschlichen und lösungsorientierten Miteinander bestimmt sind. Zum Nutzen aller Beteiligten.“ erklärt Vorstand Dipl.-Ing. (Univ.) Norbert Nieder.
Bick in die Zukunft. Wie halten wir das Leitbild lebendig?
Mit der Entwicklung und Definition der Leitsätze und Leitideen ist es natürlich nicht getan. Im gesamten Team wurde besprochen, wie und mit welchen Methoden die Leitsätze und Leitideen jetzt lebendig gehalten werden sollen. Die oben beschriebene „Integration“ in den Arbeitsalltag und die objektivkritische Überprüfung auf „Praktikabilität“ und Umsetzbarkeit im Zeitraum von 12 Monaten ist der erste Schritt. Sollte es Änderungswünsche oder Verbesserungsvorschläge geben, werden diese gesammelt und gegebenenfalls angepasst. Momentan läuft die „Einführungsphase“.
Beispielsweise werden sogenannte Jahresthemen festgesetzt. Je ein Themenfeld soll immer ein Jahr lang mit verschiedensten Maßnahmen unterlegt werden, um dieses ins Unternehmen zu tragen und dessen Weiterentwicklung zu fördern. Davon verspricht man sich eine breite Identifikation und auch konstruktive Auseinandersetzung mit dem jeweiligen Thema. Das Leitbild dient natürlich auch als Grundlage für die Personalarbeit und spielt sowohl bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter als auch im späteren Arbeitsverhältnis, etwa bei Mitarbeiterjahresgesprächen, eine feste Rolle. Die Leitsätze sollen neuen Mitarbeitern zunächst als Orientierung dienen und später dann im Arbeitsalltag ihren festen Platz haben. Die Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter soll sich ebenfalls an den Schwerpunkten des Leitbilds ausrichten. Entsprechend den Möglichkeiten und Gegebenheiten soll das Leitbild in Zukunft auch Bestandteil des Marketings und der Unternehmenskommunikation sein und die Unternehmenskultur nach außen tragen.
„Dass wir uns dem Thema Leitbild als konsequente Weiterentwicklung unserer Strategiearbeit gewidmet haben, sehen wir heute als richtungsweisend für die Zukunft unseres Unternehmens. Eine Unternehmenskultur in einem Leitbild festzuschreiben und sich daran dann auch messen zu lassen, ist ein Schritt, der uns eine noch klarere Identität gibt, unser gemeinsames Werteverständnis und unsere Prinzipien nach innen und außen klar ausdrückt und uns und unsere Arbeit in Zukunft beeinflussen wird. Wir alle freuen uns darüber, dass unser Leitbild jetzt ein fester Bestandteil unseres Miteinanders und unserer Arbeit ist – und bleibt“, erklärt Vorstand Dipl.-Ing. (FH) Martin Seitner M.Sc. abschließend.
Wir haben ganz neue Seiten entdeckt
Interview
Eine Leitbildentwicklung ist ein Prozess, der Zeit, Erfahrung und viel Empathie erfordert. Leitideen, Leitsätze und letztendlich ein Leitbild zu definieren, ist für ein Ingenieurbüro, dessen Arbeit in der Regel im fachspezifischen Tagesgeschäft verankert ist, eine Herausforderung. Dennoch ist die Beschäftigung mit der eigenen Leit- bzw. Unternehmenskultur ein wichtiges und zukunftsrelevantes Thema für mittelständische Unternehmen. Über seine Erfahrungen im Umfeld dieser besonderen Aufgabe spricht Klement Anwander, Vorstand der Konstruktionsgruppe Bauen AG, im Interview.
Was hat den Ausschlag gegeben, sich für eine externe Begleitung zu entscheiden?
Uns war es in erster Linie wichtig, dass wir einen guten und flüssigen Prozess in Gang setzen konnten, der absolut professionell geplant, gesteuert und umgesetzt wird. Hätten wir da selbst das Zepter in die Hand genommen, hätten sich mit Sicherheit viele Unterbrechungen – bedingt durch das Tagesgeschäft – ergeben. So war der Prozess stringent „durchgetaktet“ und für uns alle gut in die Arbeit zu integrieren. Außerdem ist eine Leitbildentwicklung nicht unbedingt unser Kerngeschäft. (lacht) Uns war es wichtig, Experten an der Hand zu haben, die uns optimal unterstützen.
Mit welchen Hoffnungen und Erwartungen sind Sie in den Prozess gestartet? Was war Ihnen besonders wichtig?
Wir wollten mit der Entwicklung eines Leitbilds bzw. unserer Leitsätze eine klare Antwort darauf finden, wer wir als Unternehmen sind, was wir wollen und wie wir uns selbst sehen. Als gesamtes Unternehmen, als großes Team. Diese Antworten klar und prägnant zu formulieren, war unser Antrieb. Besonders wichtig war und ist uns, dass alle unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen diese Gedanken und damit unsere Unternehmensphilosophie mittragen und sich damit auch identifizieren können. Nur so kann ein echtes Wir-Gefühl entstehen und stabil weiter wachsen.
Gab es auch Zweifel?
Natürlich. Wir haben bisher unsere Kultur „aus dem Bauch heraus“ gelebt und nicht in Leitsätzen festgeschrieben. Eine derart intensive Beschäftigung mit uns selbst gab es bis dato nicht. Ein Risiko des Scheiterns war also möglich, aber im Vertrauen auf ein gutes und für uns alle tragbares Ergebnis haben wir uns für diesen Schritt entschieden.
Wenn Sie den Prozess betrachten, welche Erkenntnisse haben Sie gewonnen?
Es hat uns sehr beeindruckt, mit wie viel Engagement unser gesamtes Team hinter dem Projekt stand und steht. Im Verlauf des Projekts haben wir zum Teil ganz neue Seiten und Persönlichkeiten bei den Mitarbeitern entdecken dürfen. Zu sehen, wie sich „alte“, erfahrene Mitarbeiter mit neuen Kollegen austauschen und zu welchem „Gesamtbild“ und gutem Ergebnis dieses Miteinander führen kann, hat uns wirklich sehr gefreut.
Welche Empfehlungen würden Sie anderen Unternehmen geben, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen?
Ich – und da spreche ich bestimmt auch im Namen unseres gesamten Teams – kann eine solche Auseinandersetzung mit den eigenen Werten, Wertvorstellungen und der Unternehmensphilosophie nur empfehlen. Wichtig ist dabei, ein solches Thema wirklich mit ganzem Herzen zu verfolgen und die dabei möglicherweise entstehenden Veränderungen auch mutigumzusetzen. Nur so ist man als Unternehmen glaubwürdig und authentisch.