Die professionelle Energiebeschaffung sowie das Energiedatenmanagement haben sich im Zuge der Digitalisierung stark gewandelt. Was früher unmöglich schien oder nur mit viel Aufwand erledigt werden konnte, ist heute mit Cloud-Lösungen in stärkerer Eigenregie professionell möglich.
Das Unternehmen enPORTAL, B2B-Portalbetreiber für den effizienten Energieeinkauf online, hat zusammengefasst, welche Prozesse sich für Einkäufer aus den Bereichen Industrie, Handel, Kliniken und Gewerbe verändert haben und was heute zum Standard zählt. Mit zehn typischen Arbeitsschritten wird erläutert, welche Chancen die Digitalisierung bietet und welche konkreten Vorteile Energieeinkäufer für sich nutzen können, um Energiekosten zu senken.
1) Beschaffungsprozesse managen:
Mehr Transparenz und Selbstbestimmung
Viele Energieeinkäufer empfinden ihre Strom- und Gasbeschaffung noch heute als lästig, mühsam und langwierig. Entweder wenden sie dafür mehrere Arbeitstage auf oder geben diese Aufgabe an Energieberater oder Einkaufsgemeinschaften ab. Digitale Prozesse machen es möglich, dass Entscheider diesen wichtigen Kostenpart im Unternehmen wieder stärker in Eigenregie führen. Digitale Werkzeuge bzw. Online-Lösungen sorgen dafür, dass die Energiebeschaffung professionell sowie effizienter und transparenter umgesetzt werden kann. „Beschaffungsprozesse lassen sich online vollständig standardisieren, sodass Einkäufer alle Schritte nachvollziehen und weiterhin selbst bestimmen können. Der Einkauf ist wie früher, nur um ein Vielfaches effizienter“, sagt Clemens Graf von Wedel, Geschäftsführer von enPORTAL.
2) Energiedaten verwalten:
Ohne Excel in der Cloud
Das Energiedatenmanagement ist heute vollständig in der Cloud möglich. Alle Abnahmestellen, Verbräuche, Kosten und Verträge sind jederzeit abrufbar und aktualisieren sich selbständig. Einkäufer brauchen keine Excel-Tabellen mehr zu pflegen oder Daten für Ausschreibungen zusammenzutragen– das alles erledigen Onlinelösungen wie das B2B-Portal von enPORTAL. „In unserem Onlineportal aktualisieren sich alle Energiedaten automatisch und werden von einem persönlichen Kundenbetreuer geprüft. Das bedeutet für Einkäufer, dass sie jederzeit von jedem Ort Zugriff auf den aktuellen Status Quo ihres Energieverbrauchs haben“, so Rainer Otto, Geschäftsführer von enPORTAL. Dies ist vor allem für Einkäufer aus dem Handel oder für die Wohnungswirtschaft relevant, die unzählige Abnahmestellen kontrollieren und den Überblick über alle Standorte behalten müssen.
3) Börsenkurse sichten:
permanente Marktbeobachtung
Viele Einkäufer haben Mühe, die Börsenkurse für Strom und Gas regelmäßig zu sichten bzw. bekommen fallende Preise gegebenenfalls erst mit, wenn es zu spät ist. Dank digitaler Prozesse kann dies nicht mehr passieren: Automatische Benachrichtigungen bei Wunsch-Zielwerten erleichtern die Marktbeobachtung und unterstützen die Wirtschaftsplanung. „Nur wer den Kurs an der EEX permanent scannt, kann von günstigen Einkaufschancen profitieren. Automatisierte Börsenkurs-Updates zählen seit der Digitalisierung zum Standard im Energieeinkauf“, sagt Clemens Graf von Wedel. Der Einkäufer kann im Portal je nach Abnahmestelle oder für die gesamten Mengen individuelle Grenzwerte eingeben und erhält eine E-Mail, wenn die Börsenkurse an der EEX diese Werte unter- oder überschreiten. So behält der Einkauf die Kontrolle und kann schnell reagieren, sollten sich Chancen für eine Einsparung ergeben.
4) Energiepreisprognose vornehmen:
Wirtschaftsplanung in Echtzeit
„Wann ist ein guter Einkaufszeitpunkt?“ – das ist eine Frage, die sich Energieeinkäufer permanent stellen. Dies ist auch berechtigt, denn bei großen Energiemengen führen bereits kleinste Cent-Unterschiede zu immensen Mehrkosten. Ein Vorteil digitaler Prozesse ist, dass sich zukünftige Energiekosten auswerten und auf einen Blick prüfen lassen. Voraussetzung dafür ist die Kopplung der Energiedaten mit den Börsenkursen und einem realistischen Aufschlag vonseiten der Versorger. Doch auch diese Lösungen gibt es mittlerweile. So lassen sich zukünftige Energiekosten schnell ausrechnen, was bei der Wirtschaftsplanung hilft. „Mit einer intelligenten Energiepreisprognose sehen Einkäufer jederzeit, wie viel Energiekosten eine aktuelle Ausschreibung bringen würde. So fällt die Entscheidung für eine Marktabfrage leichter, da bereits im Vorfeld klar ist, welche Preise zu erwarten sind“, sagt Rainer Otto.
5) Energieversorger kontaktieren:
Online-Marktplätze schaffen Wettbewerb
Während zu Offline-Zeiten gerade einmal eine Handvoll Versorger bei Ausschreibungen angefragt wurden, lassen sich über Online-Marktplätze unzählige Versorger gleichzeitig anfragen. Das, was offline schlichtweg unmöglich war, ist online per Klick realisierbar: die Nutzung des großen Wettbewerbs im Energiemarkt. Das ist eine der größten Veränderungen, die sich im Zuge der Digitalisierung in der Energiebeschaffung ergeben haben. „Heute können Hunderte von Energieversorgern gleichzeitig und unmittelbar über eine Ausschreibung informiert werden. Erst im digitalen Zeitalter lässt sich der Wettbewerb im Energiemarkt richtig nutzen. Energieeinkäufer können allein durch eine breitere Marktabfrage sofort Energiekosten reduzieren“, sagt Clemens Graf von Wedel. Einkäufer profitieren bei einem starken Wettbewerb vom besten Strom- und Gaspreis zum Zeitpunkt des Einkaufs. Das spart in Summe viel Zeit und Arbeitsaufwand, vor allem aber Energiekosten.
6) Ausschreibungen durchführen: In Stunden erledigt
Wenn alle Energiedaten online vorliegen und so aufbereitet sind, dass sie einer Vielzahl von Versorgern zur Angebotsabgabe übermittelt werden können, dauert eine onlinebasierte Ausschreibung nur wenige Stunden. Der gesamte Prozess ist nicht mit dem gleichen Zeit- und Personalaufwand von verbunden wie früher. Während händische Ausschreibungen mehrere Arbeitstage in Anspruch nahmen, benötigen onlineaffine Einkäufer nur einen Online-Marktplatz und ein paar Stunden Zeit. Per Klick kann die Preisabfrage an Versorger übermittelt werden, sodass eine persönliche Kontaktaufnahme zu jedem einzelnen Versorger komplett entfällt. Alle interessierten Versorger geben über eine Angebotsmaske ein Preisangebot ab, welches sich anschließend in einem Bieterspiegel wiederfindet.
7) Energiepreise vergleichen:
Bieterspiegel schafft Transparenz
Zu Offline-Zeiten mussten Preisangebote von Versorgern erst mühsam miteinander verglichen werden. Je mehr Versorger angefragt wurden, was bei dem großen Wettbewerb im Energiemarkt sinnvoll erscheint, desto länger dauerte der Auswertungsprozess. Digitale Prozesse ermöglichen, dass Lieferangebote sofort nach Ausschreibungsende in einem Bieterspiegel gesichtet werden können. Weitere Preisbestandteile wie Netzentgelte, Abgaben, Steuern und Toleranzbänder lassen sich mit abbilden und verknüpfen. Den Vergleich übernimmt ein System, was bedeutet, dass versteckte Kosten im Kleingedruckten nicht mehr möglich sind. Der Einkäufer sichtet nur noch die Preise und prüft im Detail, welcher Lieferant die besten Lieferbedingungen bietet. Die Entscheidung für den Wunschversorger kann dank digitaler Prozesse innerhalb kürzester Zeit erfolgen.
8) Risikoaufschläge minimieren:
Von kurzen Fristen profitieren
Strom und Gas sind Börsenprodukte und unterliegen mitunter starken Schwankungen. Je länger sich Energieversorger an ein Preisangebot binden müssen, desto höher fallen die Risikoaufschläge aus. Bedeutet im Umkehrschluss: Je kürzer die Entscheidungsfristen, desto günstiger der Preis. Dank digitaler Prozesse benötigen Einkäufer einen Bruchteil der Zeit von früher. Im besten Fall sind es nur Minuten.
9) Energielieferverträge abschließen: rechtssicher per Klick
Zu Beginn der Online-Energiebeschaffung ließ sich zwar die Ausschreibung online umsetzen, doch der Vertrag musste noch händisch geschlossen werden. Der Liefervertrag wurde dazu ausgedruckt, unterschrieben und per Post zurück an den Lieferanten gesendet. Dieser Ablauf ist bei vielen Einkäufern heute noch der Fall. Dieser aufwändige Prozess muss dank digitaler Fortschritte nicht mehr sein.
10) Kündigungsfristen einhalten:
Automatische Benachrichtigung
Handelsunternehmen bzw. Filialisten kennen das Problem zu gut: Sie haben unterschiedliche Standorte, die sie aufgrund unterschiedlicher Verbrauchsstrukturen einzeln ausschreiben und für die jeweils eigene Energielieferverträge abgeschlossen wurden. Diese enden nicht immer zum gleichen Zeitpunkt, sodass sie sich gut organisieren müssen, um keine Kündigungsfristen zu verpassen. Dies mithilfe von Excel-Tabellen oder Termineinträgen zu kontrollieren, bedarf eines großen Aufwands. Da heute alle Lieferverträge in der Cloud gebündelt vorliegen können, behalten Einkäufer leicht den Überblick und werden automatisch benachrichtigt, wenn die nächste Kündigung des Liefervertrags ansteht.
