XRechnung und ZUGFeRD ab sofort möglich
Ist die Einführung der elektronischen Rechnungstellung geplant, müssen die Büros auch über die Einhaltung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD*) nachdenken. Diese liegen in einer zeitgerechten Erfassung und Belegsicherung elektronischer Rechnungen, in der Digitalisierung von Papierrechnungen, in der Rechnungseingangsprüfung, in der Gewährleistung der Unveränderbarkeit, in den Anforderungen an die Aufbewahrung, in der Bereitstellung, in der Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation.
Die Inbetriebnahme der elektronischen und damit einer GoBD-konformen Rechnungsstellung aktiviert der Anwender durch manuelles Setzen einer Einstellung in KOBOLD CONTROL. Wichtig dabei ist, dass der Anwender sich nur einmal entscheiden kann, ob er mit oder ohne elektronische Rechnungstellung und damit auch GoBD-konform arbeiten möchte, da die zentralen Einstellungen danach nicht mehr revidiert werden können. Im GoBD-Modus speichert das Programm die Rechnungen und alle weiteren dazugehörigen Dokumente wie Forderungskorrekturen, Gutschriften, Anhänge unveränderbar ab. Eine einmal freigegebene Rechnung kann daher nicht wie bisher korrigiert oder gelöscht werden, sondern es bedarf einer Storno-Rechnung. Erst dann kann der Anwender das Rechnungsdokument neu mit einer neuen Rechnungsnummer erstellen. Die Honorarermittlung selbst bleibt von der Umstellung gänzlich unberührt.
Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ab dem 27. November 2020 sind alle Auftragnehmer des Bundes und der Deutsche Bahn verpflichtet, ihre Rechnungen ab einem Betrag von 1.000 Euro elektronisch bei den zuständigen Behörden und Stellen einzureichen. Der Vorteil liegt im medienbruchfreien Gesamtprozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen. Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein: Die Rechnung wird in einem strukturieren elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und das Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung. Eine lediglich elektronisch versandte Rechnung, die z.B. als PDF-Datei an eine E-Mail angehängt ist und ausschließlich unstrukturierte Daten enthält, ist keine elektronische Rechnung.
Bei einer XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Datenformat, das über ein separates Visualisierungstool abbildbar und lesbar ist. Einer XRechnung können bis zu 200 Anlagen in fünf verschiedenen Formaten beigefügt werden. Alle Anlagen einer Rechnung dürfen – ja nach Übertragungskanal – eine Größe von 10 bis 15 MB nicht überschreiten. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch eine maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen können somit entweder die PDF-Datei oder die strukturierte XML-Daten der Rechnung weiterverarbeiten.
* Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD nur für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums verbindlich.
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