Die öffentliche Auftragsvergabe von Bauleistungen ist eines der wichtigsten Tätigkeitsfelder von Ingenieur-und Architekturbüros. Doch im Laufe der Jahre haben sich die Anforderungen immer weiter geändert, auch getrieben durch die Digitalisierung. Ein Generalunternehmen für schlüsselfertigen Gewerbebau setzt daher auf eine AVA-Software, um das Erstellen von Dokumenten für Ausschreibungen weiter zu automatisieren.
Die Arbeit in der Baubranche ist von Kreativität geprägt. Jedes Bauvorhaben ist anders und zugleich einmalig. Aber natürlich gehören Prozesse wie das Erstellen von Leistungsverzeichnissen, Mengenermittlungen und weiteren Ausschreibungsunterlagen zu einem Planungsvorhaben, die sich für jedes Projekt wiederholen. Anstatt mit den üblichen und fehleranfälligen Excel-Dateien arbeiten heute bereits viele Planende mit spezieller Baubranchensoftware, um die Kalkulation, die Abrechnung, das Erstellen von Unterlagen für Ausschreibungen oder den Datenaustausch zu vereinfachen und so weit wie möglich zu automatisieren.
Das Unternehmen RRR Stahl- und Gewerbebau aus Lage in Nordrhein-Westfalen ist beinahe seit der Existenz von AVA-Software ein überzeugter Nutzer der Programme. Das inhabergeführte mittelständische Unternehmen mit rund 55 Mitarbeitenden ist gefragt, wenn es um repräsentativen, funktionalen und schlüsselfertigen Gewerbebau geht. Ein Vorteil, der den Kunden ein hohes Maß an Flexibilität garantiert, ist die firmeneigene Stahlbaufertigung der Konstruktionen. So ist man unabhängig von Zulieferern und kann die straffen Lieferzeiten einhalten. „Wir benutzen bereits seit 25 Jahren die AVA-Software von Sidoun und haben im Laufe der Jahre sämtliche Plattformen und Versionen verwendet. Es ist einfach eine zukunftssichere Ausschreibungssoftware, die sich über Jahre bewährt hat”, so Torsten Arning, Bauleiter bei RRR Stahl- und Gewerbebau.
Vor der Implementierung der AVA-Software „Sidoun Globe“ hat das Unternehmen bereits mit dem Vorgängerprodukt „Netbau“ von Sidoun gearbeitet, davor nur mit Excel-Dateien. Schnell war klar, dass eine Software die Arbeitsweise vereinfacht, weil alle Dateiformate an einem Ort verfügbar sind und vorhandene Leistungstexte in eine neue Ausschreibung zügig kopiert werden können. Durch die Spezialfunktion „Excel-Inside“ müssen die Anwendenden trotzdem nicht auf die gewohnte Arbeitsweise verzichten.
GAEB-Dateien für reibungslosen Austausch von Dokumenten in Bauprojekten
Ausschreibungen und das Erstellen relevanter Dokumente machen einen Großteil der täglichen Arbeit der Planenden bei RRR aus. Besondere Anforderung bei der Auswahl einer geeigneten Software war, dass sie das Austauschformat GAEB unterstützt. Denn kostenintensive GAEB-Konverter oder im Internet verbreitete Konvertierungstools waren keine Option für das Generalunternehmen. Stattdessen werden für einen reibungslosen Datenaustausch mit anderen Projektbeteiligten direkt in der Software GAEB-Dateien erstellt, die unabhängig von Hard- und Software über die GAEB-Schnittstelle versendet werden. Dokumente wie Leistungsbeschreibung, Kostenanschlag oder Dokumente im Rahmen der Auftragsvergabe können so zwischen allen ausgetauscht, aber auch verändert und ergänzt werden.
Die Daten sind dabei gleichzeitig geschützt und prüfbar. Bietende sind auch immer öfter dazu aufgefordert, Bilder in die Positionen zu integrieren. Natürlich sind Texte und Leistungsbeschreibungen der überwiegende Bestandteil einer Ausschreibung. Aber die Option, diese Leistungen auch grafisch darstellen zu können, ist eine wertvolle Möglichkeit sich zu differenzieren und sich von Wettbewerbern abzeichnen zu können. „Es ist eine Funktion, die wir immer häufiger nutzen und die auch von unseren Kunden gewünscht wird. Für uns ist deswegen wichtig, dass unsere Software immer die aktuellen Entwicklungen der Baubranche begleitet, sodass wir alle neuen Ansprüche erfüllen können”, so Arning. Seitdem viele Mitarbeitende durch die Corona-Pandemie gezwungen waren, aus dem Home-Office zu arbeiten, zeigen sich auch die Vorteile einer AVA-Software, die standortunabhängig, insbesondere außerhalb des Büros, nutzbar ist. „Sidoun Globe ermöglicht uns, das komplette Spektrum einer AVA-Software nicht nur in der Firmenzentrale zu nutzen, sondern wir können auch durch den Einsatz von Home-Office oder direkt auf Baustellen effizienter arbeiten“, so Arning. So können alle Planende jederzeit auf aktuelle Daten zugreifen und Änderungen werden in das System übertragen.
Layout für Druckmasken individuell gestalten
Eine besondere Anforderung an die Branchensoftware war, Preisspiegel mit individuellen Druckmasken für projektbezogene Ausdrucke zu erstellen. „Dank des Moduls für Druckmasken-Design können Planende Vorlagen nutzen oder ein individuelles Layout erstellen, zum Beispiel mit anderem Firmenlogo oder Feldern wie Abgabetermin und Adresse“, so Arning. Durch das Verwenden der AVA-Software wird die Arbeit erleichtert und auch die Kundschaft spürt die Vorteile. „Unsere Kunden profitieren von einer schnellen Bearbeitung ihrer Anfragen, da wir durch die Vielzahl der Projekte in Sidoun Globe zügig auf vorhandene Daten zurückgreifen können.“ Bei der Fülle an Aufgaben, die Planende heute zu bewältigen haben, ist es wichtig, dass eine passende AVA-Software jeden Arbeitsschritt unterstützt und so erleichtert. Im Optimalfall, so wie bei RRR und Sidoun, wachsen die Partner gemeinsam über die Jahre und entwickeln neue Lösungen, um Kundenansprüche effizient erfüllen zu können.
