Seit über 70 Jahren stellt WERNER CONSULT sein umfassendes Know-how im Bereich Bauplanung und -management seinen Kunden zur Verfügung. Dabei gehören namhafte Kunden wie die ÖBB, Deutsche Bahn (DB), Asfinag oder die Flughäfen Wien, München und Köln zu der Klientel. Die Bandbreite der Projekte reicht vom Flughafen-, Eisenbahn-, Straßen- und Brücken- über Garagen- bis hin zum Wasser- sowie Hochbau (Abb. 1). Damit die Projekte IT-seitig stimmen, setzt das Ingenieurbüro seit 2010 auf die Branchenlösung ingo365 von newvision.
Unser Ziel ist es, für unsere Kunden ein langfristiger und verlässlicher Partner zu sein. Stabilität ist uns bei unseren Kunden und Mitarbeitern wichtig“, sagt Ralph Pruckner, kaufmännischer Leiter bei WERNER CONSULT. Mit fünf Standorten in Österreich, Deutschland und in der Slowakei wickelt die WERNER CONSULT weltweit über 300 Projekte jährlich ab. Dabei betreuen die 200 Mitarbeiter sowohl Kleinst- als auch Großprojekte mit über 10-jähriger Laufzeit.
Aus drei mach eins
Vielschichtig wie die Geschäftsfelder des Unternehmens war ebenso die IT-Landschaft. „Die vorhandenen Systeme waren nur teilweise verknüpft und erforderten viel Handarbeit. Zwischen Buchhaltung und Projektcontrolling existierte keine Verbindung. Den Projektleitern fehlte es an Transparenz und einem Gesamtüberblick über ihre Projekte. „Wir wollten ein zentrales System als Ersatz für drei Systeme. Für ein Unternehmen unserer Größe war dies eine Herausforderung“, blickt Ralph Pruckner zurück.
Seit über 10 Jahren im Einsatz
„In der Baubranche sind Thematiken wie kumulierte Rechnungslegung, Valorisierung oder die Hinterlegung von Fertigungsgrade für Arbeitspakete wichtige Punkte. Die Branchenlösung ingo365 von newvision für das Projektgeschäft konnte die Anforderungen am besten abdecken. Dazu brachte newvision die notwendige Branchen-Kompetenz, eine hohe Einsatzbereitschaft sowie die erforderliche Flexibilität mit. Über 10 Jahre haben wir ingo365 für Projektdienstleister im Einsatz. Seit dem letzten Releasewechsel sind alle unsere kaufmännischen Projekt-Prozesse zentral in einem System abgebildet. Mit dem Update wollten wir unter anderem vermehrt zum Standard zurückkehren“, berichtet Pruckner.
Rot – Gelb – Grün
„Unsere 50 Projektleiter haben seit der neuen Version von ingo365 die gewünschte Transparenz im Projektcontrolling und können ihre Projekte optimal steuern. Ein Knopfdruck und sie erhalten eine Gesamtübersicht zum jeweiligen Projekt“, sagt Pruckner. Anhand der Ampelfunktion in der Business Software ist eine Projektschieflage sofort erkennbar. Potenzielle Probleme lassen sich frühzeitig erkennen und rechtzeitig Korrekturen einleiten. Dabei ist es möglich, Unter- oder Teilprojekte ebenso einzeln zu bewerten. Zugleich ist ersichtlich, in welchem Fertigstellungsgrad sich das Projekt gerade befindet, und lässt einen Forecast für die Plan-Werte einer 100%-Fertigstellung zu. Falls notwendig, kann schnell nachgebessert werden.
Einfach berechnet
Die Rechnungserstellung ist in ingo365 sehr einfach. In der Branchenlösung kann hinterlegt werden, bei welchem Fertigungsgrad eine Rechnungsstellung erfolgen soll. Man wählt die erledigten Positionen aus und erstellt eine Rechnung. Dabei kann zwischen einer Positions- oder prozentualen Abrechnung gewählt werden. Zur Rechnung wird gleichzeitig ein Leistungsnachweis angehängt, der detaillierte Angaben zum Projekt aufschlüsselt. Die Details ergeben sich aus den Positionen des Projektauftrages und enthalten u.a. sämtliche Positionen, das Gesamtbudget, bereits gestellte Rechnungen sowie einen Projekt-Forecast. Der Kunde erhält damit einen Einblick über den aktuellen Projektstand. Die erstellte Rechnung wird mittlerweile meist elektronisch versendet. „Im Vergleich zu früher wurde die Vorbereitungszeit für den Vorgang der Fakturierung deutlich verkürzt und Fehlerquellen bei der Erfassung reduziert. Eine Ausprägung, die vorher nicht gegeben war“, berichtet der kaufmännische Leiter.
Berechtigt oder nicht
Für WERNER CONSULT wurde in ingo365 ein komplexes Berechtigungssystem hinterlegt. Gearbeitet wird stets mit der gleichen Datenbasis. Pro Bereich oder Anwender ist die Cockpit-Ansicht unterschiedlich definiert. Ein Projektleiter erhält bei Aufruf seiner Startseite einen Gesamtüberblick über seine Projekte. Die Ansicht eines Kollegen z. B. aus der Finanzbuchhaltung beinhaltet nur die für ihn relevanten Daten.
Zeit-Reise
„Im Zuge der Einführung der Zeiterfassung kamen einige Herausforderungen auf. newvision reagierte aber schnell und seitdem läuft es gut“, so Pruckner. Die integrierte Zeiterfassung dokumentiert nicht nur die Anwesenheitszeiten, sondern greift auch stark ins Projektcontrolling ein. Solange die Projektmitarbeiter ihre Zeiten nicht den jeweiligen Projekten zugeordnet haben, gibt es im Projektcontrolling Lücken. Diese werden als Fehlercodes im Monatsjournal anzeigt. Sind keine Codes vorhanden, ist
sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Zeiten auf das jeweilige Projekt korrekt verbucht haben. Pruckner: „In der Vergangenheit haben wir hier jede Zeile manuell kontrolliert. Die Branchenlösung erspart uns in diesem Bereich viel Zeit und vermeidet Fehler.“
Gleiche Datengrundlage, bessere Auswertungen
Geprüft und optimiert bieten die Auswertungen in der neuen Version fundiertere Daten durch eine gleiche Datengrundlage. Dazu Pruckner: „Vor allem im Managementbereich haben wir jetzt vielfältige Betrachtungsperspektiven, und dies auf unterschiedlichsten Ebenen. Zusätzlich bietet uns das Add-on-Modul PowerPivot viele weitere spezielle Abfragen, die wir dann selbst analysieren können. Die Managementauswertungen sind für uns eine wichtige Entscheidungsgrundlage für den Unternehmenserfolg und für ein erfolgreiches Projekt.“
Bilanz gezogen
Pruckner zieht eine positive Bilanz: „Mit dem Update haben wir deutlich mehr Transparenz im Projektmanagement geschaffen. Die Performance auf den mobilen Geräten – sei es auf der Baustelle oder im Homeoffice – wurde erhöht und eine bessere Office-Integration erreicht. Vor allem die Office-Integration ist eine Funktion, die alle sehr schätzen, d.h. schnell Daten zu exportieren und diese jederzeit auf Knopfdruck zu aktualisieren, dies war vorher nicht möglich. Grundsätzlich sind wir mit der Branchenlösung von newvision zeitlich deutlich schneller und strukturierter geworden. Wir haben durchgängige und automatisierte Prozesse und jederzeit einen aktuellen Überblick über unsere Zahlen.“ Für die Zukunft steht die Überlegung an, die Ressourcenplanung in ingo365 zu integrieren.
