Seit der Gründung 1972 ist das Büro kontinuierlich gewachsen. Heute beschäftigt AWD an den Standorten Köln und Berlin mehr als 60 Mitarbeiter. U.a. sind die Ingenieure für große Immobilienentwickler, öffentliche Auftraggeber, städtische Wohnungsbaugesellschaften, aber auch für den Kölner Zoo tätig. Bis zu sechs Jahre laufen die komplexen Projekte. So gehören der Grandtower in Frankfurt, MEILEN.STEIN Bahnstadt in Heidelberg, Isarbelle in München, das Elefantenhaus in Köln sowie Fachhochschulen u.a. zu den zahlreichen Referenzen der Tragwerksplaner.
Anforderungen an das neue System
Da sich das alte System als träge erwiesen hatte, legte das Ingenieurbüro besonderen Wert auf Übersichtlichkeit, Schnelligkeit und Transparenz, galt es doch, sämtliche Prozesse im kaufmännischen Bereich zu optimieren sowie zu beschleunigen. Besondere Aufmerksamkeit schenkte man den Funktionalitäten Zeiterfassung – diese war im alten System nicht integriert – sowie dem Controlling, der Honorarkalkulation und dem Erstellen von Honoraren und Rechnungen. 2019 fiel nach einer intensiven Marktrecherche die Entscheidung, KOBOLD CONTROL einzusetzen.
Nach der Schulung durch den Hersteller unterwiesen die beiden für das Controlling zuständigen Kaufleute Bernd Zeranski und Robert Henrichs die Kollegen in Kleingruppen in der Zeiterfassung. Gleichzeitig überführte man 90 Prozent der 200 laufenden Projekte von der alten in die neue Software. Bei den übrigen 10 Prozent war die Schlussrechnung in den nächsten sechs Monaten fällig, so dass man diese manuell erstellen wollte. Auch hinterlegten die Kaufleute jeden Mitarbeiter mit seinem individuellen Stundensatz und einem prozentualen Anteil für Wagnis und Gewinn.
Erfassung der geleisteten Stunden
Während des Projektverlaufs geben die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen ein. Der aktuelle Projektstand ist dann jeweils im „ProjektCockpit“ ersichtlich. (Abb. 1). Tätigkeiten, die nicht nach HOAI, sondern nach Aufwand berechnet werden, wie z.B. Nachträge, Besondere Leistungen etc. erfassen die Mitarbeiter mit entsprechenden Bemerkungen nach Stunden (Abb. 2). Bernd Zeranski: „Die Abläufe sind äußerst einfach, schnell und gut strukturiert.“ Auf einen Blick ist ersichtlich, welcher Mitarbeiter wie viele Stunden eingeloggt war und wie viele Stunden er verbucht hat. Sollte sich eine Differenz ergeben, kann der Kaufmann sofort nachhaken, so dass keine geleisteten Stunden mehr vergessen werden können.
Digitale Urlaubsverwaltung
Reichte früher jeder Mitarbeiter seine Urlaubsanträge in der Regel auf Papier ein und führte man die Urlaubstage nach erfolgter Prüfung und Genehmigung in einer Exceltabelle auf, so entfällt nun dieser Aufwand. Denn heute gibt jeder seine Urlaubsanträge direkt in KOBOLD CONTROL ein. Das Programm leitet den Antrag zur Bearbeitung und Prüfung unverzüglich an den Vorgesetzten weiter, listet auf, welche Anträge vorliegen und welche Mitarbeiter miteinander kollidieren. Die Bewilligung oder Ablehnung eines Urlaubsantrags nimmt die Geschäftsführung im Anschluss innerhalb der mitarbeiterübergreifenden Kalenderansicht vor (Abb. 3). Die Software sorgt dafür, dass der Mitarbeiter per E-Mail zum Stand seines Urlaubsantrages informiert wird. Wichtig für den Kaufmann Henrichs ist, dass er aus dem Übersichtsplan die Vorträge für den Jahresabschluss entnehmen kann, um Rückstellungen zu bilden.
Corona machte Homeoffice-Button notwendig
Nachdem sich alle eingearbeitet hatten, kam Corona und die meisten der Mitarbeiter befanden sich im Homeoffice. Buchten diese anfangs ihre Stunden über den Button Dienstgang, so war man bei AWD mit der Lösung nicht zufrieden, da es keine Übersicht gab, wer sich im Büro eingeloggt hatte und wer von zuhause aus arbeitet. Nach Rücksprache mit dem Softwarehersteller programmierte dieser in kürzester Zeit die Buchung über den Button Homeoffice. Nun können die Kollegen, die zuhause arbeiten, entweder ihre Zeiten über den Webclient am Rechner oder über ihr Smartphone und Tablet erfassen. Für alle Mitarbeiter ist am Anwesenheitstableau ersichtlich, wer im Büro oder im Homeoffice ist.
Überstundenausgleich leicht gemacht
Wie in jedem Planungsbüro werden projektabhängig Überstunden geleistet. Bei AWD arbeiten die Mitarbeiter bei einer 100-prozentigen Tätigkeit 40 Stunden wöchentlich. Jeder Mitarbeiter kann entscheiden, ob er die Überstunden ausbezahlt bekommt oder in Urlaubstage umwandelt. Regelmäßig sieht sich Robert Henrichs die geleitesteten Stunden an. Sind mehr als die üblichen Überstunden angefallen, bespricht er mit dem Kollegen, wie viele davon monatlich vergütet werden sollen und stellt die Stundenanzahl zwecks Auszahlung in KOBOLD CONTROL ein. Wie beim Urlaubsantrag läuft die Überstundenplanung über einen Antrag. „Möchte ich Überstunden abfeiern, stelle ich den Antrag genauso wie einen Urlaubsantrag. Dann wird im System vermerkt freigegeben oder nicht,“ erläutert Henrichs die Vorgehensweise.
Über 100 Auswertungen
Über 100 Auswertungen sind im System integriert. Henrichs liegen besonders die Kostenvergleiche am Herzen, sieht er doch hier wie das Projekt steht. Bei der Analyse der HOAI-Projekte erkennt der Controller beim Vergleichen des Budgets von Soll- zu Ist-Stunden, ob man sich im vorgegebenen Budget befindet und wie viele Reststunden übrig sind. Sind in einer Leistungsphase nicht alle budgetierten Stunden aufgebraucht, können diese in eine spätere Phase verschoben werden. Auch sind durch die Soll-Ist-Vergleiche und die Analyse der Leistungsphasen ersichtlich, an welchen Stellen der Aufwand höher oder niedriger im Vergleich zur Ursprungskalkulation ist oder gegenüber dem, was die HOAI vorgibt. Mittels Kostenvergleichen sieht er auch, ob der aktuelle Projektstand mit der Summe der gestellten Rechnungen deckungsgleich ist.
Arbeiten soll auch Freude machen
Für Bernd Zeranski ist der Aufbau von KOBOLD CONTROL ähnlich wie ein gut aufgebautes Handymenü. „Sind Menüführung und Handling einfach, dann macht der Rest auch Spaß“, erklärt der Kaufmann. In regelmäßigen Abständen tauschen sich die beiden Anwender mit Nutzern aus anderen Büros im Raum Köln/Bonn aus. Während dieser Anwendertreffen erläutert ihnen der KOBOLD-Vertriebsleiter zukünftige neue Funktionen, so dass die Gruppe weiß, was auf sie zukommt. Auch werden die Mitglieder der Gruppe die neue Version, bevor sie auf den Markt kommt, intensiv testen.
