Wie wird eine XRechnung erstellt
Die E-Rechnung oder die Papierrechnung wird durch eine XRechnung ersetzt. Konnte eine E-Rechnung als PDF Dokument ganz einfach per Textverarbeitungsprogramm erzeugt werden, ist die Erstellung einer XRechnung nicht so trivial. Das XML-Format der XRechnung ist somit nicht mehr einfach lesbar und muss entsprechend codiert werden. Fallen nur sporadisch XRechnungen an, können diese am einfachsten über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) erstellt werden. Alternativ empfiehlt sich Software, die XRechnungen automatisiert erzeugt.
In einer XRechnung werden neben den Standardanforderungen weitere Informationen zur Rechnung benötigt, die in dem XML Dokument gespeichert werden. Die Anforderungen hierbei können je nach Auftraggeber unterschiedlich sein und sind oft auf den jeweiligen Webseiten nachlesbar. Ob die geforderten Informationen in der XRechnung korrekt beinhaltet sind, wird automatisiert beim Rechnungsempfänger geprüft und entsprechend wird die Rechnung akzeptiert oder zurückgewiesen.
Welche Informationen werden benötigt
- Die Leitweg-ID: Sie ist die Referenz-ID des Auftraggebers. Quasi eine elektronische Adresse. Die Leitweg-ID bleibt für den Auftraggeber immer gleich.
- Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- Kontaktdaten des Rechnungsstellers: Der Rechnungssteller muss eine konkrete Person im Unternehmen als Referenz angeben. Dessen Namen, Telefon und E-Mailadresse.
Wurde dem Rechnungssteller eine Lieferantennummer und/oder eine Bestellnummer genannt, sind diese auch verpflichtend in die XRechnung einzubinden.
Teil- und Schlussrechnungen sind über das XRechnungsformat möglich. Auch hier gibt es eine besondere Kennung die in der XML Datei entsprechend gesetzt werden muss.
Wo liegt der Unterschied zu ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein weiterer deutscher Standard bei der Rechnungsstellung und erfüllt auch die Standards der EU-Richtlinie. Hierbei handelt es sich um ein Dateiformat des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). ZUGFeRD erzeugt bei der Erstellung von Rechnungen zusätzlich zur XML Datei auch ein PDF. Es sind damit beide Formate enthalten. Wird allerdings eine XRechnung gefordert, wird das ZUGFeRD-Format abgelehnt. Vorteil dieses Formats ist, dass die Datei aufgrund des beinhalteten PDF-Dokuments lesbar ist, während die XML-Datei zur Lesbarkeit mit spezieller Software geöffnet werden muss.
XRechnungen mit Software erstellen
Buchhaltungsprogramme wie Lexware oder Datev unterstützen bereits das XRechnungsformat. Unternehmen, die bisher mit einfachen Word-Dokumenten arbeiten und denen ein Buchhaltungsprogramm zu umfangreich ist, kann die Software Xpert-Timer behilflich sein. Das Fakturamodul erzeugt Rechnungen im XRechnungsformat und bietet zusätzlich auch noch die Möglichkeit Aufträge zeitlich zu erfassen.
Was ist noch zu beachten?
Folgende Punkte sind wichtig bei der Umstellung auf digitale Rechnungen:
- Ordnungsgemäße Archivierung und Aufbewahrung der digitalen Rechnungen (vgl. www.bitkom.org).
- Der Rechnungsempfänger muss der digitalen Übermittlung der Rechnung zustimmen. Dies kann allerdings auch stillschweigend erfolgen, wenn z.B. der Empfänger die E-Rechnung ohne Einwand bezahl
- Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren muss sicherstellen, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Leistung und der Rechnung hergestellt werden kann. Es muss belegt werden können, dass die Rechnungsposten in Art, Menge und Preis erbracht wurden und dass damit einen Zahlungsanspruch existiert
Das papierlose Büro sollte für jedes Unternehmen in naher Zukunft das Ziel sein. Mit der XRechnung kommen wir diesem Ziel einen Schritt näher.
Weitere Informationen
Xpert-Timer unterstützt bei der Erstellung von xRechnungen: www.xperttimer.de
