V U K A. Es ist weder das nächste Virus noch der Kampfschrei eines Kriegers. Doch stehen diese vier Buchstaben als Kürzel für Rahmenbedingungen, mit denen wir im beruflichen Kontext konfrontiert sind. Denn wir bewegen uns in einem Umfeld, das geprägt ist von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität.
Gerade die aus der Covid-19-Pandemie heraus entstandene Situation macht dies schmerzhaft deutlich. Innerhalb kürzester Zeit sind Unternehmen gezwungen, sich der neuen Bedingungen bewusst zu werden und auf die Dynamik, welche wir aktuell erleben, schnell und entschieden zu reagieren. Sich gerade in Krisenzeiten nicht verrückt zu machen, sondern eine notwendige Vision und Klarheit an den Tag zu legen, fordert insbesondere von Unternehmern eine gesunde psychische Widerstandskraft. Dank dieser mehr oder weniger ausgeprägten, aber erlernbaren Resilienz, schaffen es Menschen, auch existenziell schwierige Lebenssituationen ohne anhaltende Beeinträchtigung zu bewältigen.
Unternehmer müssen sich diese Fähigkeit aneignen, um in einer schwierigen Situation nicht in Schockstarre zu verfallen, sondern entscheidungsfähig zu bleiben und schnell wie auch konsequent die richtigen Weichen für ihr Unternehmen zu stellen. Auf die eigene Person bezogen heißt das u. a., Optimismus durch positive Gedanken zu fördern, die Situation als Herausforderung zu akzeptieren, lösungsorientiert zu denken, sich nicht in eine Opferrolle drängen zu lassen, Eigenverantwortung zu übernehmen, Zukunft zu planen und Unterstützung bei anderen zu suchen, die einem selbst gut tun.
Auf das Büro als Unternehmen bezogen bedeutet Resilienz die Eigenschaft eines Unternehmens, externe Schocks oder Verwerfungen der sozialen, wirtschaftlichen oder politischen Rahmenbedingungen auszuhalten und sich an die neuen Bedingungen anzupassen. Als neue Bedingungen in Architektur- und Ingenieurbüros sind z. B. der Umgang mit dem Wegfall der Mindest- und Höchstsätze der HOAI nach dem EuGH-Urteil vom Juli 2019, zunehmende Anforderungen hinsichtlich Digitalisierung, die Veränderung der Arbeitswelt oder Bedarfe im Umgang mit dem Thema Nachhaltigkeit zu sehen.
Themen, die einen erhöhten Kalkulations- und in der Folge Investitionsbedarf mit sich bringen.
Covid-19 ist als externer Schock zu bezeichnen und bedeutet konkret für Unternehmer, sich selbst und ihr Unternehmen innerhalb kürzester Zeit zu wappnen, um Resilienz zu entwickeln.
Dies erfordert Klarheit sowie eine realistische Beurteilung (das Verstehen) der Situation, eine attraktive Vision, einen Aktionsplan sowie Agilität, Wendigkeit und Flexibilität. Dauerhaft resiliente Unternehmen zeichnen sich durch stabile Ressourcen und Strukturen bei gleichzeitig flexiblem, schnellem Handeln und einem hohen Maß an Lernfähigkeit aus.
Klarheit gewinnen
Vor der Umsetzung von Maßnahmen und als Grundlage für die Einleitung der richtigen Schritte in der richtigen Reihenfolge sollte Transparenz hinsichtlich der Rahmenbedingungen des Büros sowie der wirtschaftlichen und strukturellen Situation bestehen oder diese schnellstmöglich hergestellt werden. Dies schafft Ihnen als Unternehmer eine fundierte Entscheidungsgrundlage wie auch Sicherheit.
Unter anderem sollten folgende Daten und Fakten bekannt sein:
- private Fixkosten
- fixe und variable Bürokosten
- Forderungen, Liquiditätsstand
- Erfolgs- und Liquiditätsplan
- Mitarbeiterstruktur, Stundensatzkalkulation
- Projektsituation
- Verträge, Verpflichtungen
- technische Ausstattung
Aus diesen Elementen heraus wird eine Risikoabschätzung hinsichtlich möglicher Projektausfälle, Schwierigkeiten mit Auftraggebern und Abhängigkeiten leichter möglich.
Neben diesen primär monetären Faktoren sorgt eine ganzheitliche Betrachtung des Büros für mehr Klarheit, indem man die Attraktivität des Unternehmens innerhalb der sich verändernden Rahmenbedingungen hinterfragt.
Zur Verdeutlichung ist dabei hilfreich, sich sein Büro bildhaft als Baum vorzustellen.
Dessen Wurzeln verleihen ihm Stabilität, Tiefwurzlern können Stürme dank ihrer starken Verankerung nichts anhaben. Die Krone verleiht dem Baum ein attraktives Erscheinungsbild und passt sich ständig und flexibel den klimatischen Gegebenheiten (Jahreszeiten) an. Ein gesunder Baum kann auch ein Jahr der Dürre unbeschadet überstehen.
Im Unternehmen bilden die Wurzeln die Grundlage für die Prägung von Attraktivität, wie z. B. die Strukturen, Erfahrungen, Reputation, Kernkompetenzen. Beim Auftreten einer Krise kann auf die etablierten Bestandteile aufgebaut werden, dennoch müssen Sicherungsmaßnahmen ergriffen werden. Die Krone und das Blattwerk repräsentieren das Büro als Marke nach außen und schaffen Attraktivität durch das Erscheinungsbild, z. B. das Image, die Präsenz, die Modernität. Die Marke steht dabei für die Eigenschaften eines Büros. Je attraktiver ein Büro/die Marke ist, desto höher sind die Überlebenschancen in Krisen. Auf Grundlage dieser quantitativen und qualitativen Elemente können Szenarien entwickelt und konkrete Schritte sinnvoll geplant werden.
Visionen entwickeln
Gerade in einer schwierigen unternehmerischen Situation ist es wichtig, ein Bild als Vision vor Augen zu haben, wie das Büro trotz aller Umstände zukünftig dastehen kann. Die Vision sollte geeignet sein, Sie als Unternehmer sowie Ihre Mitarbeiter nachhaltig zu motivieren, in der Notsituation ihr Bestes zu geben und sich dabei auf Neues einzulassen. Bei der Entwicklung der Vision ist es sinnvoll, je nach Bürogröße das Führungsteam oder die Mitarbeiter zu integrieren.
Hierdurch werden die Perspektiven erweitert und eine gemeinsame Basis und Akzeptanz geschaffen, die Unternehmensvision zu tragen und zu unterstützen. Sind die wichtigsten Elemente bekannt, sollten diese zusammengefasst und überzeugend ausformuliert werden, sodass die Vision nicht nur für Sie, sondern für alle Mitarbeiter und auch Außenstehende attraktiv, logisch und überzeugend klingt. Aus der Vision heraus können Werte definiert und im Leitbild als gemeinsamer Verhaltenskodex und angestrebte Organisationskultur konkretisiert werden.
Die Erarbeitung dieser Grundsätze mit dem ganzen Team wirkt sinnstiftend und dient der Identität nach innen und außen.
Aktionsplan erstellen
In Anbetracht der Ungewissheit, wie sich eine Krise in den kommenden Wochen und Monatenentwickeln wird und wie Ihr Unternehmen darauf reagieren kann, ist die Entwicklung und Betrachtung von Szenarien hilfreich, z. B. für die Zeitpunkte heute + 1 Monat, + 3 Monate und + 8 Monate. Bezogen auf die betrachteten wirtschaftlichen und strukturellen Faktoren können dann Prognosen hinsichtlich der vermuteten Auswirkungen für das Büro als best-, middle- und worst-case-Szenarien eingeschätzt werden. Darauf aufbauend müssen konkrete Ziele definiert, Strategien entwickelt und ein realer Maßnahmen- und Handlungsplan mit entsprechender Zeitplanung aufgestellt werden. Wie bei der Aktualisierung oder Entwicklung der Vision und ggfs. Anpassung des Unternehmens-Leitbilds empfiehlt sich bei der Erarbeitung der Ziele die Integration der Führungskräfte oder Mitarbeiter.
Die Grafik in Abbildung 2 bildet das Spannungsfeld an Aufgaben ab, welche Büroinhaber bei ihrer Büroführung im Auge haben müssen. Sehr häufig liegt der Fokus dabei fast ausschließlich auf der operativen Tätigkeit.
Resilienz wird allerdings primär innerhalb der Persönlichkeitsentwicklung und Professionalisierung im Bereich Betriebswirtschaft geschaffen.
In einer Krisensituation können unter anderen folgende Fragen Anstöße geben:
Umfeld
Welches sind die gravierendsten Einflüsse auf Ihr Büro?
Welche Stärken und Schwächen hat Ihr Büro, welche Chancen und Risiken kommen auf Sie zu?
Wie ändert sich das Verhalten von Kunden?
Operative Tätigkeit
Wie wirkt sich die Krise auf Ihre Tätigkeit aus?
Verändern sich Projekt-Zeitpläne, wie kann der Kontakt mit Kunden intensiviert werden?
Ist mit verändertem Zahlungsverhalten von Kunden zu rechnen?
Persönlichkeit
Welche Persönlichkeitseigenschaften zeichnen Sie aus?
Warum haben Menschen gerne mit Ihnen und Ihrem Team zu tun?
Woraus schöpfen Sie Kraft?
Büroführung, Strategie
Welches sind Ihre wichtigsten Ziele, Strategien und Maßnahmen als Reaktion auf die Krise?
Wie behalten Sie die weitere Entwicklung im Blick?
Welches sind Ihre wichtigsten Kontakte in Ihrem Netzwerk, mit wem könnte ein kollegialer Austausch hilfreich sein?
Wirtschaftliche Situation
Sind Sparmaßnahmen nötig und welche?
Wie gestaltet sich Ihre Liquiditätsplanung, wie lange reichen die Rücklagen?
Welche Fördermittel und Liquiditätshilfen von Bund, Land, KfW, Kammern, Verbänden und Banken sollten genutzt werden?
Personal
Welche Möglichkeiten gibt es, die Motivation im Team aufrecht zu halten, Sicherheit und Vertrauen zu vermitteln?
Wie halten Sie Ihre Regelkommunikation aufrecht?
Wie wirkt sich Heimarbeit auf die Projektbearbeitung aus?
Marketing, Akquise
Welches sind Ihre Kernkompetenzen und Alleinstellungsmerkmale?
Haben Sich Ihre Kundenbedürfnisse verändert, wie ist die Situation Ihrer Auftraggeber?
Werden sich die Tätigkeitsfelder verändern?
Struktur, Prozesse
Welche technischen Möglichkeiten zur Erhaltung der Arbeitsfähigkeit benötigen Sie?
Wie meistern andere Büros die Krise, was kann man daraus für sich lernen?
Welche Möglichkeiten haben Sie, gestärkt aus der Krise zu gehen?
Agilität, Wendigkeit und Flexibilität
Krisen bringen die Notwendigkeit mit sich, dass Unternehmer innerhalb kürzester Zeit auf unvorhergesehene, plötzliche Veränderungen der Rahmenbedingungen und auf neue Marktsituationen reagieren zu müssen, um die Zukunftsfähigkeit des eigenen Büros zu sichern. Schnelligkeit im Handeln und gedankliche Flexibilität sind dabei wichtige Teilaspekte der Agilität.
Agile Büros, die besonnen, unmittelbar und gewandt handeln, und deren Teams sind gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Vertrauen und ausgeprägter Selbstorganisation.
Verantwortung wird auf Mitarbeiter übertragen, infolgedessen steigt die Motivation und Reaktionsfähigkeit. Das kann zudem den Unternehmer entlasten und Freiräume schaffen.
Neben dem Etablieren dynamischer interner Strukturen ist zudem auch eine büroübergreifende Vernetzung anzuraten. Diese ermöglicht die Nutzung von Synergien, den Austausch verschiedener Sichtweisen, Ideen und Erfahrungen und trägt zur Weiterentwicklung von Flexibilität wie auch Agilität bei.
Wenn es gelingt, die genannten Themen und Aufgabenfelder in Ihre Büroführung zu integrieren, haben Sie einen wesentlichen Schritt hin zu einem resilienteren Unternehmen getan. Sie haben sich Ihre Stärken bewusster gemacht und Ihren Werkzeugkasten an Instrumenten erweitert. Viele Büroinhaber sehen sich in der aktuellen Krise mit ganz ähnlichen Fragestellungen konfrontiert und suchen den Austausch mit Kollegen oder nach Unterstützungsangeboten. Zum Beispiel bietet das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) seit dem 3.4.2020 für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler, die von der Corona-Krise betroffen sind, eine neue Förderung für professionelle Unternehmensberatung bis zu einer Höhe von € 4.000,- ohne Eigenanteil (www.bafa.de ->Wirtschaftsförderung und Mittelstand -> Unternehmensberatung).
Diese kann Ihnen konkret helfen, die aktuellen Herausforderungen zu bewältigen und an der Zukunftssicherung Ihres Büros zu arbeiten.
