„Bei unseren großen Turnkey-Projekten im Anlagenbau, die sich über mehrere Jahre erstrecken können (Abb. 1 u. 2), kommen schon mal rund 40.000 E-Mails zusammen“, weiß Olaf Windmöller, Director Projects bei IKN. Die Problematik für die Projektteams bestand im Unternehmen vor allem darin, dass die für den Projektverlauf und -fortschritt relevanten Informationen in der Ablagestruktur des Unternehmens schwer auffindbar waren. „Insbesondere diejenigen Personen, die nicht selbst Empfänger der projektbezogenen E-Mails waren, taten sich oft schwer, an die für ihre Belange dennoch sehr wichtigen Informationen zu gelangen“, fügt Windmöller hinzu.
Suchen so einfach wie mit Google
Um dieser Problematik entgegenzuwirken, implementierte das Unternehmen zunächst testweise ein Dokumenten-Management-System (DMS). Doch das erforderliche Verschlagworten und Kategorisieren der E-Mail-Flut sorgte nicht für die gewünschte Entlastung, sondern brachte stattdessen nur noch mehr Arbeit mit sich.Bei der Scherr+Klimke AG, Generalplaner in Ulm, entdeckte das Unternehmen erstmals die nicht-invasive Software von Newforma. „Bei dieser IT-Lösung ist es nicht erforderlich, die traditionellen, im Unternehmen gesetzten Ablagestrukturen zu verändern“, erklärt er. „Das hat uns gut gefallen. Und Newforma hilft uns dabei, in unseren Projekten ganz einfach – wie mit Google – nach den Informationen zu suchen, die wir benötigen. Das ist extrem zeitsparend“, ergänzt er.
Weiterarbeiten mit gewohnter Ablagestruktur
Kurzerhand war der komplette Datenbestand inklusive der kleineren Aufgaben mit rund 4.000 E-Mails pro Projekt vollständig in Newforma importiert. Die Mitarbeitenden im Hause IKN schätzten vor allen Dingen, dass kein Change Management vonnöten war und keine neuen Prozesse und Workflows verinnerlicht werden mussten. Sie konnten einfach weiterarbeiten wie gewohnt. Ein weiterer Vorteil: Die üblichen Dubletten oder Mehrfachablagen im Unternehmen, die Mitarbeitende anfertigten, um die Informationen schneller und leichter wiederzufinden, fielen plötzlich weg. Und auch die Einführung ging schnell und unkompliziert vonstatten. In den drei von Newforma durchgeführten Basisschulungen des Unternehmens wurden zwei Key-User definiert, die sich sehr schnell mit dem System zurechtfanden und zwischenzeitlich rund 30 Mitarbeitende im gesamten Unternehmen erfolgreich geschult haben. „Und wenn wir doch einmal einen Support-Fall haben, dann werden wir vom Newforma-Servicemitarbeiter-Team auch verstanden“, freut sich Windmöller. „Das ist nicht überall im IT-Bereich gang und gäbe.“
Fokus auf das Wesentliche
Im nächsten Schritt plant das Unternehmen, auch die Vertriebs-Crew an das System anzubinden. In diesem Bereich ist aufgrund der hohen Angebotsdichte und einer gewachsenen Struktur bei IKN etwas mehr Flexibilität erforderlich, aber auch hier versprechen sich Olaf Windmöller und sein Team eine hohe Akzeptanz und vor allem Zeitersparnis. Schrittweise sollen dann auch die zahlreichen internationalen Niederlassungen von den Vorteilen des Projektinformations-Management-Systems profitieren. „Im Finden von Dateien sind wir dank Newforma jetzt bis zu 50 Prozent schneller geworden und können uns bei unseren Bauaufgaben voll und ganz auf das Wesentliche fokussieren“, freut sich Windmöller.
