Modernes Arbeiten bedeutet heute im Alltag der meisten Teamwork. Aus Erfahrung wissen wir, dass dort, wo verschiedene Köpfe an einer Sache arbeiten, oft die kreativsten Lösungen entstehen. Doch der Weg dorthin ist nicht immer einfach. Noch schwieriger wird es, wenn ein Teil des Teams nicht vor Ort sein kann, sondern aus der Ferne mitarbeitet. Die Rede ist von „Remote-Teams“.
Spätestens die Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz vor dem Corona-Virus haben viele Teams über Nacht plötzlich dazu gezwungen, auch ohne den persönlichen Kontakt zueinander auszukommen. Denn wer kann, arbeitet seither aus dem Homeoffice. Nach einigen Startschwierigkeiten ist dabei schon jetzt für viele klar: Manches davon wird auch nach der Pandemie bleiben. Was tun also, wenn sich im Arbeitsalltag Distanzen physisch nicht vermeiden lassen? Wie kann man sie dennoch überwinden?
Über die Abwesenheit von Anwesenheit
Um es gleich vorwegzunehmen: Für die persönliche Begegnung gibt es keinen optimalen Ersatz. Doch in manchen Situationen ist ein gemeinsames Vor-Ort-Sein schlicht nicht möglich oder zumindest nicht sinnvoll. Das ist in vielen Büros bereits Alltag. Sei es, weil externe Dienstleister, Kollegen von anderen Standorten oder aus dem Homeoffice am Projekt beteiligt sind und Reisen etwa aus gesundheitlichen oder ökologischen Gründen nicht stattfinden können oder sollen. Dass sich einer oder mehrere Mitarbeiter nicht im selben Raum wie die Teamkollegen befinden, kann durchaus bereichernd sein. Forscher des Büromöbelherstellers Steelcase haben herausgefunden, dass sich vor allem dann, wenn Menschen unterschiedlicher Kulturen zusammenarbeiten, Denkprozesse diversifizieren und so bessere Ideen entstehen können. Über eines lässt sich dabei jedoch nicht hinwegtäuschen: Die Distanz bleibt allgegenwärtig. Telefonate werden mitunter zur Belastungsprobe, weil alle durcheinanderreden, die Übertragung schlecht ist oder sogar abbricht. Das führt zu Frust bei den Beteiligten, aber vor allem zu einem Gefühl der Benachteiligung derer, die nicht persönlich teilnehmen können. Man spricht von „Presence Disparity“.
Kommunikation ist das, was ankommt
Die Digitalisierung bringt nicht nur ständig neue Technologien hervor. Videokonferenzen, Content-Sharing-Plattformen und Co. schaffen im Büro zudem ganz neue, virtuelle Räume. Insbesondere für Remote-Teams sind diese unverzichtbar, um Zusammenarbeit trotz räumlicher Trennung zu arrangieren und effizienter zu gestalten. Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist dabei die Möglichkeit, sich zu sehen und Inhalte in Echtzeit miteinander zu teilen. Mit Kameras verläuft Kommunikation häufig schneller und reibungsloser. Denn Mimik, Körpersprache und der direkte Blickkontakt sind die wichtigsten Parameter, um das Gegenüber richtig zu interpretieren. Gleichzeitig hilft uns die gegenseitige Sichtbarkeit, mental fokussiert zu bleiben und uns nicht nebenbei mit anderem zu beschäftigen. Doch auch Team-Technologien stoßen an ihre Grenzen. Wird die Gruppe zu groß oder soll produktiv an einem Projekt arbeiten, entsteht häufig ein neues Dilemma: Will man lieber die geteilten Inhalte für alle gut sichtbar machen, oder gibt man den Videos der Teilnehmer den Vorzug? Beides ist auf einem Bildschirm oft nicht darstellbar, und so muss sich das Team zwischen Kommunikation und Inhalten entscheiden. Mit der richtigen Arbeitslandschaft lässt sich das vermeiden. Der Erfolg von Remote-Teams steht und fällt damit, inwieweit es gelingt, die Lücke zu minimieren, die durch die räumliche Distanz entsteht. So kreativ manche dabei auch werden, sind sie doch an die vorhandenen Gegebenheiten gebunden. Deshalb finden die meisten Videokonferenzen in klassischen Meeting-Räumen statt, wo sich alle Teilnehmer an einem rechteckigen Tisch um einen einzigen Bildschirm drängen. Die Folgen: Die Kamera erfasst nicht alle Teammitglieder, umgekehrt haben manche nur eingeschränkte Sicht auf den Bildschirm und die Akustik ist nicht überall im Raum gleich gut. Damit Wissen und Ideen auch remote ungehindert fließen können, braucht es also mehr als nur die Technik. Genau wie für das agile Arbeiten vor Ort gilt: Es kommt auf ein Raumkonzept an, das sich auf die unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnisse einstellt.
(Raum-)Lösungen für Remote-Teams
Um die Technologien zur Zusammenarbeit bestmöglich zu unterstützen, sollten von Anfang an die Voraussetzungen für unterschiedliche Teamgrößen und Videokonferenzen geschaffen werden. Wichtig wird dabei neben einer guten technischen Ausstattung mit Großbild-Tools, Kameras und Mikrofonen mehr denn je das vielfältige Raumangebot in den Unternehmen. Während sich Zweierteams mit mobilen Lösungen in eine integrierte Ecke zurückziehen können, entfalten sich kleine Projektgruppen am besten in geschlossenen Zellen, und für die gesamte Abteilung braucht es weiterhin den großen Konferenzraum. Dabei sollten die verschiedenen Raumzonen so gestaltet werden, dass Mitarbeiter jederzeit problemlos zwischen den Modi „Gruppen- und Einzelarbeit“ wechseln können. Mit den richtigen Büromöbeln und raumbildenden Elementen können die idealen Bedingungen für diese unterschiedlichen Settings realisiert werden. Think Tanks oder Brain Boxes etwa sind für Mitarbeiter eine einfache und schnelle Rückzugsmöglichkeit für Videoschalten und können genau wie schalldichte Konferenzräume mit den feco-Systemtrennwänden auch nachträglich in den Raum integriert werden.
Vor allem bei längeren Videokonferenzen ist es wichtig, dass die Umgebung Bewegung und verschiedene Arbeitshaltungen fördert, ohne dass Teilnehmer dabei den Blickkontakt zueinander verlieren. Dazu eignen sich insbesondere Tische und Stühle in Thekenhöhe. Aber auch auf die richtige Tischform kommt es an: Den besten Blick auf beiden Seiten des Bildschirms bieten Tische in D-Form. Und auch diejenigen, die gerade nicht an der Konferenz
Karlsruheteilnehmen, benötigen praktische Lösungen. Denn schnell steigt der Geräuschpegel während einer Videoübertragung derart an, dass konzentriertes Arbeiten für die übrigen Kollegen zur Herausforderung wird. Akustisch wirksame Trennwände oder Schallabsorber schaffen hier Abhilfe.
Damit sich in Remote-Teams alle gleichberechtigt einbringen können, ist also das richtige Zusammenspiel von Möbeln, Technik und Akustik entscheidend. Dabei sollten sowohl digitale als auch analoge Tools in das Office-Design einbezogen werden. Um die richtige Balance zu finden, lohnt sich ein Blick auf die Erfahrungen und Bedürfnisse der eigenen Mitarbeiter, etwa mit einer Online-Mitarbeiterbefragung zur Büroplanung wie dem feco-BüroCheck (www.feco.de/news/buerocheck).
