Das Ingenieurbüro Kaiser ist ein Unternehmen mit rund 20 Mitarbeitern, das im städtischen Tiefbau tätig ist. Damit ist der größte Teil seiner Kunden öffentliche Auftraggeber. Die bisherige Projektabrechnung wurde mit einer Tabellenkalkulation und einer Textverarbeitung durch Anton Kaiser und dem Sekretariat erstellt.
Die Einführung von ZUGFeRD/XRechnungen (Abb. 1 u. 2) bei den öffentlichen und auch privatwirtschaftlichen Auftraggebern lässt sich mit Tabellenkalkulation und Textverarbeitung nicht mehr erfüllen. Anton Kaiser hat sich dazu nach einer Büromanagementsoftware umgeschaut, die diese Anforderungen erfüllt, und sich für Acclaro als geeignetes Programm entschieden. Nachdem in kurzer Zeit die vorhandenen Aufträge einfach und schnell erfasst waren, wurde die Abrechnung dann ganz einfach. Die aktuelle Mehrwertsteuerreduzierung von 19 auf 16 Prozent wird quasi nebenbei nach den gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt und fließt in die Abrechnung ein.
Die eigentliche Erstellung der Rechnung ähnelt der alten Arbeitsweise mit der Tabellenkalkulation. Sobald eine neue Rechnung erstellt wird, kopiert Acclaro den Auftrag mit dem aktuellen Abrechnungsstand. Daraus wird mit einem Klick eine Rechnung im ZUGFeRD/XRechnung-Format, die als Anhang zu einer Mail mit einem individuellen Text versandfertig erstellt ist. Die gesetzlichen Anforderungen sind erfüllt und Dutzende von Tabellen und Textdokumenten sind überflüssig geworden. „Wir haben erst durch Acclaro gemerkt, welchen Aufwand wir vorher betrieben haben, um eine Rechnung zu erstellen“, so Kaiser.
ZUGFeRD- oder XRechnung-Format
Als XRechnung wird eine elektronisch versendete Rechnung bezeichnet, die nach dem europäischen Standard als XML-Datenmodell formatiert ist. Die XRechnung stellt damit eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931 dar, eine so genannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
Bei der XRechnung entfällt im Gegensatz zum ZUGFeRD-Format das optisch anschauliche und meist aufwendig gestaltete Rechnungslayout. Es bleibt eine Datei übrig, aus der sich das entsprechende Programm die Informationen wie Rechnungsbetrag, Nummer, Empfänger, Bankverbindung etc. ziehen kann. Gerade im öffentlichen Bereich ist diese Umstrukturierung auf dem Vormarsch. Bereits seit dem 27.11.2018 sind Bundesministerien und die Verfassungsorgane dazu verpflichtet XRechnungen anzunehmen und ab dem 27.11.2020 dürfen Behörden auf Bundesebene, Verfassungsorgane und Ministerien ausschließlich XRechnungen empfangen.
Warum wurde die XRechnung in Deutschland eingeführt?
Zum einen sinkt der Ressourcenverbrauch, aber auch Kosten, die für die Rechnungsverarbeitung entstehen, werden eingespart. Für den Bund und die Länder wird diese Einsparung auf bis zu 4,5 Milliarden Euro pro Jahr geschätzt. Die Einsparung kommt vor allem dadurch zustande, dass Arbeitsabläufe, wie die Übertragung, Prüfung, Freigabe und Eingabe der Bezahlungen, erheblich verkürzt werden. Aber auch Porto und Kosten für Briefumschläge etc. entfallen.
Ein weiterer, wichtiger Aspekt ist das einheitliche Format, das maschinell eingelesen werden kann. Dadurch entstehen weniger Fehlerquellen, zum Beispiel bei der Eingabe der Überweisung.
Bereits seit dem 18.04.2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen in dem Format, das den EU-Vorgaben entspricht, empfangen und weiterverarbeiten können. Eine einheitliche Regelung auf Landesebene gibt es bislang jedoch nicht, da es für gewöhnlich Aufgabe der einzelnen Bundesländer ist, europäische Vorgaben in das Landesrecht zu übernehmen. Als Folge davon mussten 16 Einzelgesetze und Verordnungen auf Landesebene entworfen und verabschiedet werden, die den europäischen Normen entsprechen, und somit verzögerte sich die Einführung je nach Bundesland. Auch unterscheidet es sich, ab welcher Betragsgrenze es für den Auftragnehmer verpflichtend ist, eine E-Rechnung zu schreiben, von Bundesland zu Bundesland. So ist Stand 26.06.2020 Mecklenburg-Vorpommern und Rheinland-Pfalz sowie das Saarland noch in der Entwicklung der Vorgaben, während in Niedersachsen und NRW die E-Rechnung bereits eingeführt, jedoch noch nicht verpflichtend ist. In Bremen hingegen müssen Auftragnehmer ab einem Auftragswert von 1.000 Euro eine E-Rechnung an öffentliche Einrichtungen stellen.
XRechnungen ordnungsgemäß aufbewahren
Auch bei elektronischen Rechnungen gibt es in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung Vorgaben dazu, wie die Rechnungen zu archivieren sind. Da die elektronischen Rechnungen bereits 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz Papierrechnungen gleichgestellt wurden, werden die Rechnungen beim Finanzamt unabhängig davon, um welches digitale Format es sich dabei handelt, akzeptiert. Bei einer elektronischen Rechnung gilt zur Aufbewahrung, dass diese ebenfalls elektronisch archiviert werden muss, da eine Rechnung immer im Ursprungsformat aufzubewahren ist. Dabei ist es dem Ersteller überlassen, ob er die elektronische Rechnung im Produktivsystem, einem Archivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System archiviert.
Weiter schreiben die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung vor, dass elektronische Rechnungen so archiviert werden, dass sie unveränderbar und bei Bedarf, z.B. von einem Betriebsprüfer, auch lesbar sind. Ebenfalls ist dafür zu sorgen, dass elektronische Rechnungen nicht verloren gehen. Dies kann z. B. durch eine Archivierung auf einem Server geschehen.
Unterschied zwischen XRechnung und Rechnung im ZUGFeRD-Format
Der Hauptunterschied besteht darin, dass es sich bei der XRechnung um einen reinen Datensatz handelt. Die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format hingegen besteht aus einem sogenannten Sichtdokument (PDF-Datei) und aus dem Datensatz (Abb. 3). Beide Formate entsprechen grundsätzlich den europäischen Vorgaben.
Was muss die elektronische Rechnung nach europäischen Richtlinien enthalten?
Auf der elektronischen Rechnung müssen zunächst einmal alle umsatzsteuerrechtlichen Bestandteile enthalten sein. Dazu zählen:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Ggf. getroffene Vereinbarungen, die das Entgelt mindern (z. B. Rabatt)
- Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Ggf. Ausweisung einer Gutschrift
- Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Neben den umsatzsteuerrechtlichen Bestandteilen einer Rechnung muss die elektronische Rechnung folgende Informationen enthalten:
- Eine Identifikationsnummer oder Leitweg-ID
- Die Bankverbindungsdaten
- Zahlungsbedingungen
- Die E-Mailadresse des Rechnungssenders/-stellers
Sollten folgende Daten bekannt sein und bei Auftragserteilung dem Rechnungssteller mitgeteilt worden sein, müssen sie ebenfalls Bestandteil der elektronischen Rechnung sein:
- Die Lieferantennummer
- Die Bestellnummer
- Ein Aktenzeichen oder eine Kostenstelle
Das Softwareunternehmen Rossmayer Consulting hat mit Acclaro bereits 2017 ein Modul für die Erstellung von Rechnungen im XRechnung-/ZUGFeRD-Format eingeführt. Für die Kunden von Acclaro ändert sich dabei beim Erstellen nicht viel. Es wird lediglich nach dem Erstellen der Rechnung ausgewählt, wie diese versendet wird. Wählt der Rechnungssteller nun, dass es sich um eine elektronische Rechnung handelt, die z. B. per E-Mail versendet werden soll, so erstellt Acclaro automatisch den benötigten Anhang.
