Jedes Unternehmen hat für die Ablage ein eigenes, meist historisch gewachsenes System, welches aber in den meisten Fällen gravierende Schwächen in der Praxis aufweist. Unterschiedliche mitarbeiterspezifische Benennungen, verschiedene Dokumentquellen und nicht eindeutige Einordnungen sind nur einige davon. Das Ergebnis ist ein hoher und zeitintensiver Suchaufwand. Abhilfe versprechen Dokumenten-Management-Systeme (DMS), die allerdings meistens kostspielig sind und einschneidende strukturelle Veränderungen innerbetrieblicher Arbeitsprozesse erfordern.
Hier setzt ein neues Produkt der Weise Software GmbH an. Mit „Weise-DMS“ hat das Unternehmen das umfangreiche Produktspektrum um eine Software erweitert, welche auf gewachsenen Strukturen aufsetzen kann und diese beibehält. Es können individuelle Dokumentarten (z.B. Verträge oder Eingangsrechnungen) und eine unbegrenzte Anzahl von Quellen (z.B. Scanner, E-Mail-Eingang, Projektordner) definiert werden. Für die Quellen/Dokumentarten können Workflows festgelegt werden, um interne Durchläufe mit Rechten und Aufgaben abzubilden (Dokumentprüfung, Freigabe, Kenntnisnahme, Versand). Zudem können Dokumente Mitarbeitern zugewiesen und auf Wiedervorlage gesetzt werden.
Integriert ist auch eine automatische Volltextsuche sowie eine OCR-Texterkennung, die auch falsch benannte oder abgelegte Dokumente schnell wiederfindet. Dokumente können mit selbst definierten Markern versehen und um eigene Zusatzdatenfelder erweitert werden.
Im Ergebnis unterstützt „Weise-DMS“ Unternehmen bei der revisionskonformen Ablage, vereinheitlicht und strukturiert Arbeitsabläufe und schafft die technischen Voraussetzungen für die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (GoBD, GDPdU und DSGVO).
Dabei wurde großer Wert darauf gelegt, dass sowohl die Einrichtung als auch die Bedienung und Nutzerführung der Software einfach und intuitiv ist.
