Es wurde bereits über die Bedeutung der gesetzlichen Schriftform im Arbeitsrecht berichtet, insbesondere über die Befristung von Arbeitsverträgen und im Zusammenhang mit Teilzeitanträgen (DIB-Ausgabe 03/2018). Dabei wurde stets davor gewarnt, dass Nachlässigkeiten auf Seiten der Arbeitgeber zu erheblichen rechtlichen Nachteilen führen können. So fällt auch bei den Regelungen zur Elternzeit der Ausführung eine besondere Rolle zu.
Das Bundesarbeitsgericht hat durch Urteil vom 10.05.2016 – AZ: 9 AZR 149/15 – die Bedeutung der Schriftform für das Elternzeitverlangen nochmals herausgearbeitet:
Der Ausgangsfall
Ein Mitarbeiter (monatliche Grundvergütung € 6.670,00 brutto) hatte mit E-Mail vom 04.01.2013 für die Monate März und April 2013 Elternzeit beantragt. Wenige Tage später erhielt er von der Personalreferentin per Rückmail die Bitte,
„… einen formvollen Antrag zu stellen: sprich – Einreichung in Papier & mit Unterschrift.“
Der Mitarbeiter übersandte daraufhin – wiederum per E-Mail – seine eingescannte, nunmehr unterzeichnete Mail vom 04.01.2013 – allerdings ohne den vorher genannten Zeitraum. Aus der gleichzeitig per Mail mitgesandten „Arbeitgeber-Bescheinigung“ (Formular zum Antrag auf Elterngeld) sowie weiterer Mailkorrespondenz in den Folgetagen ergibt sich jedoch, dass der Mitarbeiter – nach Absprache mit seiner Ehefrau – nunmehr Elternzeit für die Monate März und Mai 2013 haben wollte. Er wurde von der Personalreferentin darauf hingewiesen, dass ein form- und fristgerechter Antrag auf Elternzeit nur für die Monate März und April gestellt sei und er doch form- und fristgerecht einen Antrag stellen solle, falls sich der Zeitraum geändert haben sollte.
Rücktrittserklärung vom Antrag angelehnt
Mit Schreiben vom 11.02.2013 bestätigte die Arbeitgeberin den Eingang eines Antrages auf Elternzeit für die Monate März und April 2013 und genehmigte diesen Antrag. Der Mitarbeiter erwiderte daraufhin mit Schreiben vom gleichen Tag, für März und April 2013 keine Elternzeit zu nehmen. Diese „Rücktrittserklärung“ vom Antrag auf Elternzeit wurde von der Arbeitgeberin abgelehnt. Mit anwaltlichem Schreiben vom Ende Februar 2013 bot der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung an. Er wurde gleichwohl in den Monaten März und April 2013 nicht beschäftigt und erhielt auch keine Vergütung, sondern für beide Monate Elterngeld unter dem Vorbehalt der Rückforderung.
Mit seiner Ende April erhobenen Klage machte der Mitarbeiter geltend, keinen formwirksamen Elternzeitantrag gestellt zu haben, und verlangte Vergütung für die Monate März und April 2013. Die Arbeitgeberin ging dahingehend von einer wirksamen Gewährung von Elternzeit für diese beiden Monate aus und hielt das Verhalten des Mitarbeiters, sich auf fehlende Schriftform zu berufen, für rechtsmissbräuchlich.
Die Rechtslage
Die Voraussetzungen für die Gewährung von Elternzeit sind im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) geregelt. Wer Elternzeit beanspruchen will, muss diese für den Zeitraum bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes spätestens sieben Wochen vor Beginn der Elternzeit schriftlich vom Arbeitgeber verlangen. Dabei muss gleichzeitig erklärt werden, für welche Zeiten innerhalb von zwei Jahren Elternzeit genommen werden soll. Der Arbeitgeber hat die Elternzeit zu bescheinigen (§ 16 BEEG).
Während der Elternzeit sind die wechselseitigen arbeitsvertraglichen Verpflichtungen (Arbeitspflicht des Arbeitnehmers einerseits und Vergütungspflicht des Arbeitgebers andererseits) suspendiert. Stattdessen wird – als Sozialleistung – Elterngeld gezahlt.
Als „Schriftform“ definiert das Gesetz eine vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift (oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens) unterzeichnete Urkunde (§ 126 BGB). Als „Textform“ wird eine lesbare Erklärung definiert, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird (§ 126b BGB). Die Voraussetzungen eines „dauerhaften Datenträgers“ erfüllen derzeit Papier, USB-Stick, CD-ROM, Speicherkarten, Festplatten sowie E-Mails und Computerfaxe. Für E-Mails ist ausreichend, dass der Empfänger sie speichern und ausdrucken könnte, nicht erforderlich ist, dass ein Ausdruck tatsächlich erfolgt. Dagegen ist bei Texten, die im Internet eingestellt werden, zur Wahrung der Textform der tatsächliche Download erforderlich.
Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts
Das Bundesarbeitsgericht hat der Zahlungsklage – wie die Vorinstanzen – stattgegeben und die Arbeitgeberin für zwei Monate zur Zahlung der Bruttovergütung von 13.340 Euro verurteilt. Zwar würden die Hauptpflichten aus dem Arbeitsverhältnis während einer Elternzeit ruhen. Dies setze aber eine wirksame Inanspruchnahme der Elternzeit voraus, wozu das schriftliche Verlangen erforderlich sei, mithin gem. § 126 Abs.1 BGB eine eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnete Urkunde. Dabei wertet es die Inanspruchnahme von Elternzeit als eine rechtsgestaltende empfangsbedürftige Willenserklärung, die darauf gerichtet sei, das Arbeitsverhältnis für einen bestimmten Zeitraum zum Zweck der Betreuung und Erziehung eines Kindes zum Ruhen zu bringen. Allein das Elternzeitverlangen führe aufgrund des den Arbeitnehmern eingeräumten Gestaltungsrechts unmittelbar zum Ruhen der sich aus dem Arbeitsvertrag ergebenden wechselseitigen Verpflichtungen, diese Rechtsfolge trete ein, ohne dass es einer Zustimmung des Arbeitgebers bedürfe.
Das Bundesarbeitsgericht leitet das strenge Formerfordernis der Schriftform gem. § 126 Abs. 1 BGB ausdrücklich auch aus der Gesetzeshistorie ab. Bei der Überführung des einschlägigen § 16 vom ursprünglichen Bundeserziehungsgeldgesetz (BErzGG) in das jetzige BEEG im Jahr 2006 habe der Gesetzgeber nicht von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, auf die gesetzliche „Textform“ (§ 126 b) BGB) zuzugreifen. Insoweit sei von einer bewussten Entscheidung des Gesetzgebers auszugehen, über die sich die Gerichte auch dann nicht hinwegsetzen dürften, wenn sie das strenge Schriftformerfordernis mit Unterschrift nicht für angemessen erachteten. Schließlich diene die gesetzliche Schriftform der Wahrung der Rechtssicherheit für die Arbeitsvertragsparteien und der Beweiserleichterung, ob und ggf. für welche Zeiträume Elternzeit verlangt worden sei. Durch die Unterzeichnung werde der Aussteller der Urkunde erkennbar, außerdem werde durch die Verbindung zwischen Unterschrift und Erklärungstext gewährleistet, dass die Erklärung inhaltlich vom Unterzeichner herrühre. Insoweit entfalte das Schriftformerfordernis für den Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin eine Warnfunktion, mit der vor einem unüberlegten und übereilten Elternzeitverlangen geschützt werden solle. Mit der Inanspruchnahme von Elternzeit entfalle für diesen Zeitraum der Vergütungsanspruch, durch den Arbeitnehmer – zumindest größtenteils – ihren Lebensunterhalt bestreiten, weshalb die Ausübung dieses Gestaltungsrechts wohl überlegt sein müsse.
Gesetzliche Formvorschriften nicht außer Acht lassen
Weder die ursprüngliche E-Mail vom 04.01.2013 noch die als Anhang zur E-Mail vom 13.01.2013 übersandte PDF-Datei genügen nach Auffassung des BAG dem Formerfordernis einer eigenhändigen Unterschrift. Bei der PDF-Datei handelt es sich nur um die Ablichtung einer Urkunde. Wie beim Telefax genüge der Zugang dieser Ablichtung nicht dem Schriftformgebot.
Da somit ein wirksames Elternzeitverlangen nicht vorgelegen habe, habe das Arbeitsverhältnis in den Monaten März und April 2013 nicht geruht. Die Arbeitgeberin sei deshalb nicht berechtigt gewesen, das Arbeitsangebot des Mitarbeiters abzulehnen. Da sie sich hinsichtlich der Annahme der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers in Verzug befunden habe, sei sie – auch ohne Arbeitsleistung des Arbeitnehmers – zur Zahlung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.
Das Bundesarbeitsgericht verneint dabei ausdrücklich auch einen Rechtsmissbrauch des Mitarbeiters. Gesetzliche Formvorschriften dürften im Interesse der Rechtssicherheit nicht aus bloßen Billigkeitserwägungen außer Acht gelassen werden. Ausnahmen seien nur nach strengen Maßstäben möglich, wenn das Ergebnis für die betroffene Partei schlechthin untragbar wäre. Letztlich stellt das Bundesarbeitsgericht darauf ab, dass es zwischen den Parteien zu keiner Einigung über den Zeitraum der Elternzeit gekommen sei, wobei auch eine solche Einigung der Schriftform bedurft hätte.
Fazit
Im Zeitalter digitalisierter Kommunikationswege erscheint die Entscheidung des BAG als Anachronismus. Schätzungsweise 95 % aller geschäftlichen Korrespondenz erfolgten unter Inanspruchnahme moderner Telekommunikationsmedien, zunächst Telefax sowie inzwischen überwiegend E-Mail. Hinzu kommt, dass in rund 80 % aller Unternehmen die herkömmliche „Papierakte“ durch digitale Aktenführung ersetzt wird. Soweit die Personalreferentin des Arbeitgebers in vorliegendem Fall ausdrücklich verlangt hat, einen formvollen Antrag „in Papier & mit Unterschrift“ zu stellen, gibt sie sich schon beinahe der Lächerlichkeit preis. Eigentlich wäre der von der Rechtsprechung hervorgehobenen „Warnfunktion“ hinreichend Genüge getan, hätte man die Unterschrift auf einem Telefax bzw. einem eingescannten Schreiben als PDF-Datei ausreichen lassen. So war es auch vom Arbeitgeber in vorliegendem Falle verstanden worden. Dabei kann dem Arbeitgeber gleichwohl nicht der Vorwurf erspart bleiben, die Faktenlage bei Ablehnung der Beschäftigung Ende Februar 2013 nicht hinreichend sorgfältig geprüft zu haben. Das BAG hat in dem Urteil schließlich keine neuen Grundsätze aufgestellt, sondern lediglich seine bisherige Rechtsprechung zum strengen Schriftformerfordernis bestätigt.
Unabhängig davon wäre es auch nachvollziehbar gewesen, bei der Prüfung eines Rechtsmissbrauchs darauf abzustellen, dass der Arbeitnehmer durch wechselnde Angaben des Zeitraums der gewünschten Elternzeit wesentlich zu der Problemsituation beigetragen hat. Immerhin ergibt sich aus dem Urteilstatbestand, dass der Mitarbeiter angeboten hatte, seine Elternzeit zu verschieben, wenn ihm für das Vorjahr zusätzlich eine variable Vergütung von rund € 9.000,00 gezahlt werden würde. Dieser versuchte „Deal“ spielt in den Entscheidungsgründen jedoch keine Rolle.
Letztlich bleibt in solchen Fällen nur der dringende anwaltliche Rat, trotz digitaler Personalakte bei derartigen Vorgängen die „Papierform“ eines Sachverhalts sorgfältig zu prüfen.
