Eine gute Besprechung dauert nicht länger als eine Stunde, ist gut vorbereitet, läuft strukturiert ab, wird geleitet und dient primär der Entscheidung und nicht dem Informationsaustausch. Gute Besprechungen sind auch bei Planungsleistungen erforderlich und damit auch ohne explizite Nennung im Vertrag geschuldet. Soll es mehr Besprechungen geben als erforderlich, können Planer eine Mehrvergütung fordern.
Frage 1: Ein Planer von elektrotechnischen Anlagen: „Mein Auftraggeber möchte, dass ich einmal die Woche bei einer Planungsbesprechung mit allen an der Planung Beteiligten, und das sind hier zehn Planer, teilnehme. An dieser werden über einen ganzen Tag allgemeine Planungsdinge besprochen und davon vielleicht 15 Minuten Themen, die mich betreffen. Muss ich das ohne gesonderte Vergütung leisten?“
Frage 2: Eine Auftraggeberin: „Mein Planer hält vereinbarte Termine nicht ein, erläutert seine Planung wenig und ist auch sonst unzuverlässig. Jetzt habe ich ihn aufgefordert, einmal pro Woche zu einer Planungsbesprechung zu kommen. Dafür hat er mir ein Nachtragsangebot vorgelegt. Muss ich das akzeptieren?“
Frage 3: Ein Bauüberwacher: „Wie oft muss ich auf der Baustelle sein? Mein Auftraggeber wünscht die tägliche Anwesenheit. Bin ich dazu verpflichtet?“
Frage 4: Eine Planerin von Verkehrsanlagen:„Mein Auftraggeber möchte, dass ich bei Gesprächen mit Anliegern dabei bin. Bin ich dazu verpflichtet?“
Frage 5: Ein Auftraggeber: „Ich erwarte, dass mein Planer alle Besprechungen mit mir innerhalb von drei Tagen protokolliert und verteilt. Ist er dazu verpflichtet?“
Vorab: Auf Nachfrage haben alle Anfragenden erläutert, dass es im Vertrag keine konkreten Vereinbarungen zu Besprechungen gebe und sich die Leistungsvereinbarung ansonsten am jeweiligen Grundleistungsbild der HOAI orientiere.
Demnach sind einerseits das Grundleistungsbild der HOAI, andererseits die allgemeinen Leistungspflichten aus dem Werkvertragsrecht des BGB auf Besprechungen hin zu betrachten. In allen Leistungsbildern der HOAI enden die Leistungsphasen 1, 2 und 3 mit der Grundleistung: „Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren“.
Unter „Erläutern“ wird man immer auch die Erläuterung in einer persönlichen Besprechung verstehen, auch wenn in Einzelfällen der schriftliche Weg genügen könnte. Denn nur in Besprechungen können die Planer ihren Auftraggebern Planungsvorschläge gerade bei komplexen Maßnahmen transparent darlegen, sodass diese eine Entscheidung treffen können, z. B. über verschiedene Varianten in der Vorplanung. Zudem gibt es gerade bei der Objektplanung in vielen Leistungsphasen Koordinationsleistungen (ausführlich Kalte/Wiesner im Deutschen Ingenieurblatt, 11/2018, S. 41), die ohne Besprechungen wohl kaum zum Erfolg führen. Diese Koordination sollte in einem Protokoll enden, schon allein als Leistungsnachweis. Ein solches Protokoll ist regelmäßig aber auch für die fachliche Abstimmung zwingend erforderlich.
§ 633 Abs. 2 BGB gibt ganz allgemein vor, dass ein Werk dann mangelfrei ist, wenn es eine Beschaffenheit aufweist, welche bei Werken gleicher Art üblich ist und welche der Besteller erwarten kann. Da bei Planungsleistungen Besprechungen absolut üblich sind, erwarten Auftraggeber auch zu Recht eine Abstimmung in Form von Besprechungen. Zu Art und Umfang sagen allerdings weder die HOAI noch das BGB etwas. Dafür kommt es auf die konkrete vertragliche Vereinbarung an. Fehlt diese, sind Besprechungswünsche von Auftraggebern dann gesondert zu vergüten, wenn sie eigentlich nicht erforderlich sind.
Antwort 1: Der Fachplaner darf eine gut strukturierte Besprechung erwarten. Dazu gehört, dass jeder Beteiligte seine Fragen zuvor formuliert und erläutert und dann in der Besprechung eine Entscheidung getroffen wird. Nicht verpflichtet ist er, sich Probleme von Beteiligten anzuhören, zu denen er in der Entstehung nichts beigetragen hat und zur Lösung nichts beitragen kann. Er darf also durchaus fordern, dass er ein eigenes zeitlich angemessenes Zeitfenster erhält, in dem er seine gut vorbereiteten Fragen einbringen kann und eine Entscheidung erhält. Er kann ein weiteres Zeitfenster verlangen, bei dem man ihm ebenso gut vorbereitet Fragen stellt, die er beantwortet. Dabei müssen Entscheidungen in der Regel auch nicht in der Besprechung erfolgen, sondern können auch gut überlegt im Nachgang schriftlich mitgeteilt werden. Reichen dem Planer 15 Minuten für seinen Teil und stellt er sich weitere 45 Minuten für Fragen an ihn zur Verfügung, hat er seiner Pflicht Genüge getan. Will sein Auftraggeber, dass der Planer auch über diese zwei Zeitfenster hinaus anwesend ist, besteht dazu keine Verpflichtung und es ist ein Begehren des Auftraggebers nach § 650b BGB mit der Folge von Mehrvergütungsansprüchen (ausführlich beschrieben in Kalte/Wiesner im Deutschen Ingenieurblatt, Ausgabe 07-08/2018, S. 48). Um Konflikte zu vermeiden, ist es gut, Ansprüche vorher transparent zu machen.
Antwort 2: Die Auftraggeberin hat einen Planer, der mangelhaft leistet. Damit hat die Auftraggeberin Rechte nach § 634 BGB und das ist primär ein Recht auf Nacherfüllung. Auf Nachfrage erläutert die Auftraggeberin, dass sie bisher weder am Ende der Leistungsphase 1 noch am Ende der Leistungsphase 2 (sie befinden sich in der Leistungsphase 3) ein „Erläutern“ erhalten habe; ebenso fehle ein schriftliches „Dokumentieren“. Daher hat die GHV empfohlen, dass der Planer zur Nacherfüllung aufgefordert und ihm angeboten wird, für entsprechende Gespräche zur Verfügung zu stehen. Eine wöchentliche Besprechung kann sie jedoch in der Tat ohne zusätzliche Vergütung nicht einfach pauschal fordern; maßgeblich ist eine Erforderlichkeit.
Antwort 3: Bei der Bauüberwachung geht es darum zu überwachen, dass die Bauausführung nach den anerkannten Regeln der Technik und dem Bauvertrag erfolgt. Hierfür trägt der Bauüberwacher allein die Verantwortung. Kommt es zu einem unentdeckten Ausführungsfehler, kommt er (mit) in die Haftung.
Allgemein steht es in der grundsätzlich freien Entscheidung des Überwachers, in welcher Intensität er eine Überwachung vornimmt. Macht er es zu wenig, steigt das Risiko von Ausführungsfehlern. Ständig anwesend sein muss er bei Arbeiten, welche als „besonders überwachungsbedürftig“ gelten (ausführlich Kalte/Wiesner im Deutschen Ingenieurblatt, Ausgabe 03/2012, S. 62). Dem gegenüber besteht bei sogenannten „handwerklichen Selbstverständlichkeiten“ grundsätzlich keine Überwachungspflicht. So empfiehlt die GHV, der Überwacher möge mit seinem Auftraggeber ein Fachgespräch führen, um mit diesem die besonders überwachungsbedürftigen Arbeiten zu identifizieren, hier eine ständige Anwesenheit zuzusagen und sich bei den verbleibenden handwerklichen Selbstverständlichkeiten das „O. k.“ zu holen, nicht anwesend sein zu müssen. Das reduziert Risiken. Besteht der Auftraggeber auf einer ständigen Anwesenheit, liegt auch hier ein Änderungsbegehren des Auftraggebers nach § 650b BGB vor mit Vergütungsfolgen (siehe Antwort 1).
Antwort 4: Die HOAI unterscheidet zwischen „an der Planung Beteiligten“ und „Dritten“.
Anwohner sind solche „Dritte“ im Sinn der HOAI. Besprechungen mit der ersten Gruppe sind in den obigen Antworten 1 bis 3 behandelt.
Besprechungen mit Dritten sind in der HOAI klar geregelt. Im hier maßgeblichen Leistungsbild Verkehrsanlage sind in Anlage 13 zu § 47 Abs. 2 HOAI genannt:
- Leistungsphase 2, lit. h): Mitwirken beim Erläutern des Planungskonzepts gegenüber Dritten an bis zu zwei Terminen,
- Leistungsphase 3, lit. e): Mitwirken beim Erläutern eines vorläufigen Entwurfs gegenüber Dritten an bis zu drei Terminen.
Das heißt, dass zwei Anwohnergespräche in der Leistungsphase 2 und drei Anwohnergespräche in der Leistungsphase 3 eine Grundleistung darstellen und damit über das Grundhonorar abgedeckt sind. Gehen Besprechungen mit Anwohnern oder anderen Dritten über diese Anzahl hinaus, stellt dies ein Änderungsbegehren des Auftraggebers nach § 650b BGB dar mit Vergütungsfolgen (siehe Antwort 1).
Antwort 5: Aus Sicht des Auftraggebers sollte dieser sich die Protokollführung gut überlegen. Denn, wenn der Planer die Protokolle erstellt, steht im Protokoll das, was der Planer will, und nicht zwingend das, was der Auftraggeber will.
Selbst beim Kartenspiel heißt es: „Wer schreibt, der bleibt!“. Er sollte also für ihn wichtige Besprechungen selbst protokollieren oder die Protokolle genau lesen und für ihn wichtige Sachen, die nicht ausreichend klar aufgenommen worden sind, korrigieren. Eine nicht vereinbarte Forderung von drei Tagen für das Protokoll ist ein frommer Wunsch, ohne Vereinbarung aber nicht durchsetzbar. Sicherlich darf er ganz allgemein erwarten, dass Protokolle zeitnah vorliegen.
Was das genau ist, hängt vom konkreten Projekt ab. In der Regel sollte es genügen, wenn das Protokoll innerhalb von einer Woche erstellt wird oder wenigstens drei Tage vor der nächsten Besprechung vorliegt. Denn nur mit Kenntnis der Besprechung zuvor ist eine weitere Besprechung konstruktiv möglich. Bleibt er bei seiner Forderung, entstehen auch hier Vergütungsansprüche.
Fazit
Ohne vertragliche Regelung sind Besprechungen nur in dem Umfang geschuldet, wie sie für die Vertragserfüllung erforderlich sind. Beteiligte dürfen erwarten, dass Besprechungen strukturiert sind und auf das erforderliche Maß beschränkt bleiben. Wird das Maß überschritten, können Mehrvergütungen gefordert werden. Jedenfalls sind in Besprechungen noch nie Planungsarbeiten erledigt worden, weshalb es für alle Beteiligten bei Problemen sinnvoller ist, bessere und nicht mehr Besprechungen zu machen.
